Para que el proyecto progrese de forma fluida es muy importante estimar lo mejor posible el tiempo de las tareas. Aquí destacaré tres factores que tienen un gran impacto en el control del tiempo. El primero es conocer en qué son buenos (competentes) los componentes del equipo. Después está el control de los plazos disponibles para completar cada entregable. También es importante identificar las dependencias entre las tareas.
1. ¿Cómo trabajan tus compañeros de equipo (y tú mismo)?Es muy importante conocerse, saber cómo trabaja cada uno, quiénes pueden ser valiosos en cada parte del proyecto y qué tareas del proyecto les interesan/gustan más. Lógicamente, vamos a conseguir mayor productividad si cada uno hace tareas en las que además de sentirse cómodo o preparado, le suscitan cierto interés. Así, además de la productividad, lograremos aumentar la satisfacción del equipo. Tú, como director, también tienes que ser muy claro con los compañeros respecto a cómo harás tu papel de director. Además, debes estar abierto a adoptar buenas ideas de tus compañeros, que seguramente no se te hubieran ocurrido.
2. ¿Cómo controlamos los plazos para completar los entregables?
Hay que controlar muy bien los plazos de realización de cada entregable. Sobre esta información, tenemos que fijar otros hitos dentro del equipo que nos proporcionen cierto margen de maniobra en caso de surgir imprevistos. Estos pueden deberse, por ejemplo, a malentendidos o a la enfermedad de un compañero.
3. ¿Hay tareas que deban esperar a completar o iniciar otras?
Si encima somos pocos en el equipo nos podemos encontrar sin tiempo material para completar algún entregable en plazo porque un trabajo previo hecho por compañeros llega demasiado tarde. Algunas veces toca acelerar tareas iniciales para evitarlo.
Conclusiones.
Repartir la tarea con cabeza entre el equipo, poner nuestros propios hitos internos para poder manejarnos ante retrasos inesperados y evitar que los compañeros implicados en la parte final reciban demasiado tarde resultados hechos por otros (y deban trabajar por la noche, los últimos días) son cuestiones importantes relacionadas con el control del tiempo.
Interesa descomponer bien las tareas en la EDT, explicar en qué consiste cada una (las actividades a realizar) y, dentro de nuestras posibilidades, hacer una estimación de tiempo realista (muy complicado si no has hecho nunca algo parecido). También es importante identificar dependencias que puedan retrasar tareas más allá de los plazos establecidos. Poner hitos con margen y hacer un Gantt que permita visualizar los plazos de realización nos ayudará mucho a conseguir que el proyecto vaya bien. También facilitará la tarea del director (y del resto del equipo). Además, los miembros del equipo deberían conocer y consultar este plan y tener presentes los plazos sin necesidad de que el director tenga que hacer un marcaje individual a cada uno.
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