La comunicación entre miembros del equipo es clave para el éxito del proyecto. Puede hacerse de forma presencial o con alternativas TIC, como la mensajería instantánea (WhatsApp, Telegram, email...) y las vídeo o audio llamadas (Meet, Teams, Discord...). Al integrarnos en un equipo nuevo la inercia nos lleva a usar las herramientas que usamos siempre. Algunas funcionan muy bien para algunas cosas, pero son un desastre para otras.
La mensajería instantánea, como WhatsApp, email,… es muy útil para resolver dudas puntuales o para recordar plazos de entrega o tareas a realizar. También es estupenda para pedir información a compañeros, con los que estás colaborando estrechamente, o concertar con ellos alguna reunión online o presencial. También vienen muy bien los mensajes que se escriben como comentarios en documentos, como los de Drive. Te permiten situar la conversación en el sitio donde surge la duda o la sugerencia.
Parece evidente que para compartir documentos es mejor la nube (que adjuntar una copia a un mensaje), ya sea Drive, OneDrive, DropBox... Es mejor si el sistema te permite editar sin descargar el documento en local. De esa forma siempre se trabaja con la última versión y además, en el caso de Drive, puedes consultar las versiones anteriores y saber quién ha introducido cada frase.
En cambio, los sistemas de mensajería son muy ineficaces para mantener discusiones. Utilizarlos para tomar cualquier decisión lleva mucho tiempo, siendo muy fácil interpretar mal los mensajes. Como es un sistema asíncrono, la gente tarda a veces en leer y contestar. Las discusiones se alargan más en equipos grandes y las respuestas suelen mezclarse con otras ideas. Al final resulta una comunicación larga y difícil de seguir. Generalmente no se consigue llegar a un acuerdo y hay que recurrir, por ejemplo, a una reunión presencial.
Al inicio del proyecto interesa conocer las herramientas de uso habitual de los compañeros de equipo y elegir las que más se utilizan. Elige al menos un medio de mensajería, por ejemplo WhatsApp, creando un grupo para el equipo. Además, es importante compartir los documentos en la nube para consultarlos y escribirlos. Lo más práctico es dar permiso de escritura a todo el equipo. Concreta también un sistema de vídeo o audio conferencia. Uno que usa mucha gente es Discord, aunque hay muchos eficaces (en la unirioja disponemos de teams, que nos ahorra el intercambio de nombres de usuario).
Escribe estas cosas en un plan de comunicaciones. Es una parte sencillita del plan del proyecto. Incluye en él a todos los interesados en el proyecto: miembros del equipo, promotor, cliente, un futuro usuario del producto... Piensa en cómo harás tres cosas con cada uno: enviar información, pedir información y llegar a acuerdos. No olvides que una de las mejores opciones es mantener una reunión presencial. Planifica algunas reuniones importantes desde el principio. No hace falta que esté todo el equipo en todas ellas, sólo los que están trabajando en la tarea que se discutirá en la reunión. Las decisiones tomadlas siempre que podáis en estas reuniones presenciales.
Las vídeo o audio conferencias son prácticamente lo mismo que las reuniones presenciales. Usadlas si algún miembro tiene dificultades para las presenciales (vive lejos, está de viaje, enfermo...). Hay que recordar que también existe el teléfono y las llamadas integradas en las herramientas de chat (WhatsApp, Signal...). Es una alternativa para reuniones entre dos personas. Algunas dudas se resuelven antes por este medio, aunque la opción del mensaje de voz puede ser una buena alternativa asíncrona. También existen plataformas de comunicación orientadas a equipos, como Slack, que integran varios medios y que pueden ser interesantes.
Nosotros cometimos un error que nos hizo perder muchísimo tiempo: no dedicar un momento a reflexionar sobre las comunicaciones y decidir qué medio utilizaríamos para cada objetivo. No os empeñéis en que el WhatsApp (o la alternativa que sea) es la mejor opción para todo.
(Lección actualizada en febrero de 2023)
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