Supervisión de proyectos con tableros kanban con carriles

AUTOR: José Arnaiz García 

El seguimiento y control de varios proyectos simultáneos se puede beneficiar del uso de un sistema visual que no sature al supervisor o coordinador. Hemos experimentado durante dos proyectos con un tablero de kanban con carriles o calles de natación y hemos comprobado su eficacia.

Qué es un tablero de kanban con carriles

Es un tablero físico o virtual que organiza visualmente el trabajo en dos ejes: 

1. Las columnas muestran la fase de realización en la que se encuentra la tarea (el estado).
2. Cada fila o carril, agrupa las tareas de un proyecto concreto. Alternativamente se pueden usar los carriles para distinguir por prioridades, por miembros del equipo, por cliente/patrocinador o por tipo de tarea en lugar de distinguir entre proyectos.
3. A veces se usa la primera fila como el carril preferente, para representar tareas urgentes que se deben hacer sin planificación previa.

Este tipo de tablero equivale a tener varios tableros kanban convencionales en uno solo y permiten que un coordinador pueda controlar de un solo vistazo todo lo que ocurre sin que se mezclen las tareas de los diferentes proyectos.

Imagen generada con Gemini de un tablero kanban con carriles

Ventajas

Se identifican una serie de ventajas (1 y 2) de estos sistemas para la coordinación:

1. Superar la ceguera ante múltiples proyectos con un solo tablero.
2. Identificación de cuellos de botella, al poder visualizar todos los proyectos simultáneos. Si, por ejemplo, todos los proyectos se amontonan en la columna "validación" sabes que es un problema estructural.
3. Permite asignar recursos mínimos o máximos a las filas (personas trabajando en un proyecto) asegurando que el trabajo se distribuya adecuadamente.
4. Reducción de fatiga visual. Un tablero con 40 tarjetas mezcladas produce la parálisis por análisis. Los carriles fragmentan la información en unidades manejables (el carril).
5. Priorización y vías preferentes. Se puede incluir un carril superior de emergencias por encima del trabajo rutinario.
6. Mejora de la comunicación con los interesados. Con ellos es sencillo mostrar el progreso del proyecto.

Cómo era nuestro tablero

En nuestro caso varios equipos realizábamos al mismo tiempo un proyecto equivalente (similar alcance y limitaciones temporales). La siguiente imagen muestra un estado intermedio del tablero durante la semana 10 (S10). 

Tablero kanban con una fila/carril por equipo de proyecto (cada equipo hace un solo proyecto)

En esta implementación, el tablero se organiza de la siguiente manera:

• Fila/carril: representa un equipo de trabajo que realiza un proyecto diferente (pero con alcance y limitación temporal equivalente al resto de equipos).
• Columnas: hay 11 columnas con cabecera entre S09 y S14 que representan hitos de entrega. En ellas los equipos ponen una marca o tarjeta (S09, S10... con fondo verde) cuando finalizan el entregable identificado en la primera fila (plan E320, Canal y vídeos...).
• Dos tarjetas por columna: cada una de las columnas anteriores (cabecera S09..S14) pueden estar vacías o contener una marca puesta por el equipo (tarjeta S09..S14 con fondo verde) al finalizar un entregable o una tarjeta pequeña verde sin texto puesta por el coordinador de proyectos cuando ha revisado la entrega. Alternativamente puede ser una tarjeta roja si el coordinador no ha recibido la entrega.
• Fila de notas u observaciones: las filas inferiores del tablero contienen observaciones sobre las columnas. En este caso hay un resumen de las partes de entregable a completar en esas columnas.
• Enriquecimiento del tablero: se han añadido al tablero unas columnas con fondo oscuro (negro o azul) con enlaces web a los entregables. Estos enlaces centralizan el acceso a todos los entregables manejados en el proyecto por todos los equipos (documentos, sitios web, canales...). También se ha enlazado el documento de presentación del proyecto en la casilla de arriba a la izquierda.

Por tanto el tablero visualiza el estado de todas las tareas de los proyectos y da acceso a todos los entregables de forma centralizada, evitando la navegación por carpetas. Los retrasos pueden detectarse por haber un "hueco" en una casilla de una columna y las revisiones del coordinador pueden comenzar en cuanto vea entregas disponibles.

Conclusiones

El uso de esta herramienta me pareció un gran acierto ya que con una cantidad de información relativamente escasa se conocen las fechas de entrega, qué hay que entregar cada semana, si vas retrasado respecto al resto de equipos, dónde encontrar todos tus entregables en proceso o terminados, y cuándo están disponibles los comentarios del coordinador de proyectos respecto a los últimos avances. Una vez comprendida la dinámica del tablero, que es bastante simple, el coordinador tiene una información muy valiosa para supervisar los proyectos y además tiene acceso a todos los entregables a un solo clic, ahorrando cantidad de tiempo de navegación y consulta de documentos.

(1) Swimlanes: What They Are, How to Use Them, and When You Actually Need Them. Gloria Folaron, 2026 (leantime.io).

(2) How Kanban Swimlanes Can Boost Your MSP's Project Completion. Wim Kerkhoff, 2023, (topleft.team)