AUTOR: Izai Martínez Gil
Cuando comenzamos el primer proyecto nos introdujeron una tabla a modificar colaborativamente. A simple vista, se nos pedía un mero trámite administrativo. Se trataba de marcar cuadraditos con etiquetas al acabar las tareas. Sinceramente, no parecía nada extraordinario y ni siquiera muy útil. Entendimos que era una forma de que el profesor supiera quiénes habían terminado ya su trabajo y poder empezar el suyo. Pero, ¿podría inspirarnos esta idea para superar el caos?
El problema
En nuestro primer proyecto, no utilizamos ninguna herramienta visual. El sistema era el de siempre: reparto de tareas y cada uno a hacer su parte. Después viene la clásica incertidumbre: nadie sabe en qué punto se encuentra el trabajo de cada uno. La falta de información genera cierto desasosiego y la reacción habitual es un trasiego de mensajes de chat tratando de saber si está todo listo. Y esto ha venido ocurriendo prácticamente en cada entrega. Está claro que la situación la produce la desinformación sobre el estado de las tareas y no tiene que ver con la falta de implicación de los participantes. Nervios de última hora y esfuerzo adicional en comunicarse con todo el equipo.
El objetivo básico de un tablero kanban es dar visibilidad al estado de las tareas. Algunas experiencias de uso de estas herramientas (1) comparan su situación inicial, sin información centralizada sobre el estado del trabajo, frente a sus beneficios. No se trata de que el equipo trabaje más, sino de hacer evidente para todos el avance de las tareas. Esto evita las reuniones o la mensajería constante para determinar qué se ha terminado y qué no.
Kanban interno al equipo
Los beneficios de un kanban para un equipo incluyen:
- Claridad (visualización). Consultándolo, cualquier miembro puede saber en qué se está trabajando, qué se ha finalizado y qué queda pendiente.
- También evita duplicar tareas e identificar atascos o cuellos de botella, por ejemplo, hay muchas tareas "en revisión" que tardan en terminarse.
- Refleja el reparto de responsabilidades evitando la clásica pregunta: ¿quién se encargaba de esto? Si cada parte tiene un responsable claro es más sencillo organizarse y evitar confusiones.
Una propuesta de tablero
¿Cómo aplicamos esto? No hace falta complicarse. Podemos empezar con un tablero sencillo como el de la imagen. Cada recuadro corresponde a una tarea con su identificación, su responsable y una prioridad. Las tareas se van moviendo entre cuatro columnas: la de tareas pendientes, en proceso, en revisión y terminadas. Es un tablero sencillo de entender y fácil de utilizar.
Algunas herramientas web que se podrían usar incluyen a Trello, Microsoft Planner, Asana o Notion. Pero también lo puedes simular con una hoja de cálculo, lo realmente importante no es el software que uses, sino que todos lo vayan actualizando sistemáticamente. Un tablero que no se mueve es un tablero muerto.
 |
| Imagen generada con Gemini |
Conclusión
En el seno de un equipo la causa de los problemas no es siempre la falta de implicación, también se producen problemas por una organización deficiente o mejorable. El uso de un tablero kanban, puede parecer al principio una burocracia más asociada a las entregas sin ningún otro valor, pero puede convertirse en un aliado en la comunicación y organización del equipo si se diseña y se usa bien. Nosotros no supimos verlo, pero ahora entiendo que contar con estos sistemas pueden optimizar el trabajo eliminando el caos y mejorando la coordinación.
No comments:
Post a Comment