AUTOR: Sergio Rivas Ramos
Todos sabemos que es muy difícil acodarse de cuánto se ha dedicado a cada actividad. Muchas veces se opta por intentar recordar lo que se ha dedicado y el resultado puede no ser una información fiable.
Para evitar esta situación, una buena práctica es ir registrando, en un documento, una especie de diario, donde se vaya dejando constancia de la dedicación y de la tarea realizada. El formato puede ser diferente, lo interesante es que sea cómodo para el que en un futuro lo lea. Por esto, un formato tabular o simplemente un texto bien estructurado puede ser una buena opción.
Es recomendable que a la hora de enunciar la tarea realizada, además de poner una descripción de lo que se ha hecho, se ponga el identificador de la tarea, para poder luego en un futuro recopilar las dedicaciones de la actividad con facilidad. En la medida de lo posible, hay que respetar el identificador (en caso de haberlo) que se haya asignado a la tarea en la planificación.
El fruto de realizar esta tarea será una mejor realización del trabajo de Seguimiento y Control, ya que no habrá que pensar cuanto se invirtió en la actividad, sino que directamente podemos ir al diario y obtener la información.
Este método se puede aplicar a cualquier tipo de equipo de trabajo, siempre y cuando haya un canal de comunicación por donde se pueda compartir el diario. No es necesario que se haga todo en un mismo diario, cada miembro puede tener el suyo, pero el equipo responsable del seguimiento y control deberá poder tener acceso a todos los diarios. Un ejemplo de plataforma que puede ser útil para la ejecución de esta actividad es Google Docs, que es una herramienta que permite compartir documentos con otros usuarios de una manera fácil y rápida. Podremos encontrar más información sobre la plataforma en esta entrada creada por Iván Matellanes.
En mi opinión esta práctica es recomendable en cualquier tipo de proyecto. Sin embargo, en proyectos grupales, donde no solo hay que controlar lo que hace uno mismo, es aún más importante tener un mecanismo de este estilo.
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