Durante mi etapa como director de proyecto he recopilado algunos aspectos clave que me gustaría exponer sobre metodologías utilizadas para llevar el proyecto al cumplimiento de los objetivos y otras a las que he llegado a la conclusión mediante la experiencia adquirida a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Nada más iniciar el proyecto es conveniente:
- Crear canales de comunicación, tanto habituales como para riesgos, ya que ayuda a mejorar la comunicación y puede resultar muy beneficioso en situaciones límite.
- Crear un entorno de trabajo bien organizado y establecer unas pautas a seguir por todos los miembros del grupo, independientemente de la actividad que realicen, porque nos permitirá realizar el seguimiento y control y los documentos del proyecto de manera más eficiente.
Una vez integrados en el proyecto hay ciertas metodologías que nos ayudarán a trabajar de manera más eficiente:
- A la hora de distribuir tareas entre los integrantes del equipo es imperativo conocer las habilidades y experiencia de cada uno de los miembros para realizarlas ya que influyen notablemente en el desempeño de las mismas.
- Es recomendable conocer la metodología de trabajo de todos ellos y establecer unas pautas a seguir a cada uno de ellos dependiendo de la misma. Por ejemplo si es constante y autónomo, dejar más libertad permitirá que no se agobie. Si por el contrario deja las tareas para el final, será necesario un seguimiento más estricto y establecer fechas para la finalización de cada tarea.
- Para establecer reuniones de equipo es más que destacable contar con la posibilidad de realizarlas mediante conferencia, ya que puede reducir de forma significativa el tiempo dedicado a las mismas al suprimir los costes de desplazamiento. Además hacer reuniones en subgrupos puede evitar pérdidas significativas de tiempo a miembros del equipo no relacionados con ciertas tareas.
- Resulta imprescindible conocer siempre que tareas están realizando cada uno de los miembros del equipo y su progreso en ellas. Si se aprecia una carga de trabajo notable para algún miembro o se están generando más dificultades de las previstas para su realización puede ser recomendable asignar esa tarea a un miembro del equipo a modo de apoyo.
En la etapa de cierre del proyecto en muy recomendable agradecer al equipo de proyecto, especialmente de forma pública, el trabajo realizado durante el proyecto.
Dicho esto, no cabe duda que para ser un director de proyectos competente se han de desarrollar una serie de habilidades, he aquí una muestra de ellas:
http://ateneo-empresarial.com/habilidades-clave-del-gerente-de-proyectos/
Muy buena reflexión Erik,
ReplyDeleteAunque me gustaría matizar la efectividad de los canales de comunicación ya que la misma depende de la idiosincrasia de los componentes de tu equipo y del grado en el que estos canales transmiten la comunicación no verbal.
Es bien sabido que transmitimos mucha información mediante gestos a nuestros interlocutores, una mirada, una sonrisa o nuestro tono de voz nos ayudan a transmitir lo que pensamos de forma eficiente sin tener que dar tantas explicaciones al respecto, y por el otro lado con una simple inspección visual podemos percatarnos de lo bien (o mal) que están sentando nuestras palabras en nuestros oyentes, un ceño fruncido, brazos y piernas cruzados o un bostezo nos pueden dar mejores pistas que si preguntamos directamente a los otros lo que piensan.
Dicho lo anterior, canales de comunicación en los cuales se anule la parte no verbal de la comunicación, (léase mensajería instantánea o correo electrónico), podrían crear problemas de comunicación en vez de mejorarlos. Un simple "Enhorabuena" de un director extrovertido podría ser interpretado como una respuesta irónica por alguien introvertido, ya que no se ha podido transmitir con la voz y los gestos todo lo que el extrovertido acostumbra a comunicar.
Para finalizar quiero destacar que vemos la realidad como somos y no como realmente es, por lo que un buen director tiene que hacer el esfuerzo de ver la realidad según la idiosincrasia de a quién le habla.
Hasta luego.