Gestión personal del tiempo

AUTOR: Víctor Rubio Terroba

Una persona suele dedicar menos de un tercio de su jornada a asuntos importantes. Las actividades urgentes e importantes (crisis) ocupan al menos un 15% de la jornada. Los asuntos que decidimos hacer nosotros suelen ocupar como mucho un 30% mientras que los imprevistos suelen ocupar entre un 50 y un 75%. Además, los jefes suelen dedicar un 80% de su tiempo a comunicarse.

Parkinson, a raíz de su experiencia con funcionarios británicos en la década de 1950, estableció la siguiente ley: “toda tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible”. A cualquiera nos ha ocurrido que una tarea aparentemente insignificante nos ha llevado un tiempo increíblemente largo, sólo porque no teníamos otras tareas pendientes que nos forzaran a limitarles el tiempo.

Algunos consejos prácticos son los siguientes:

• To do list o lista de asuntos pendientes. Se suelen organizar por temas, y la vamos actualizando según cerramos asuntos o abrimos otros nuevos. Hay muchas herramientas útiles pero una muy conocida es Evernote.
   
• Considerar la prioridad, el tiempo y el esfuerzo necesarios. Conviene terminar primero la tarea más tediosa o más pesada de realizar. Así eliminaremos de nuestra carga emocional lo que nos quita más energía.
   
• Descansos donde realizar actividades gratificantes. Se recomienda descansar 5 minutos cada 25 o 35 minutos y descansar entre 15 y 30 minutos cada 2 horas.
   
• Dividir tareas complejas en varias más simples. Esto facilita la estimación del tiempo necesario y asignarle tiempo en la agenda.
   
• La hora tranquila. Consiste en reservar una hora al día para “reunirnos con nosotros mismos” y centrarnos en un tema sin ser interrumpido.
   
• Un tema a la vez. Estar centrado y concentrado genera dos beneficios: se ahorra tiempo y se reducen errores.
   
• Metodo GTD: se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes anotándolas en un lugar específico.

Algunos enlaces de interés:

•     Habilidades para la gestión y organización del tiempo (muy recomendable).
•     Gestión eficaz del tiempo: gestiópolis, wikihow (inglés) y studygs (inglés).
•     Un vídeo sobre el método GTD.