La maraña de los requisitos y los extras

AUTOR: Joaquín Ortíz De Murua Ferrero

Planificar el alcance significa explicar qué vamos a hacer en el proyecto. Si es posible, nos conviene hacer esta parte del plan antes de empezar con los productos. Esto es muy importante, ya que si no tenemos claro qué hay que hacer, podemos empezar a hacer algo innecesario o mal orientado. Una parte del alcance es la lista de requisitos de los productos. En algunos proyectos sencillos nos los pueden dar por escrito, en unos pocos párrafos…

Al leer esos pocos párrafos (por ejemplo, en el proyecto P2) te parece todo tan sencillo que piensas que ya puedes ponerte a la tarea, que está todo controlado. Al hacer el plan con poco tiempo, haces copia y pega desde los párrafos, buscando lo que se piensa incorporar (o ya se ha incorporado) al producto. Así, es normal que te dejes la mitad de lo que te piden. Luego te das cuenta de que otros interesados del proyecto, como el promotor, contrastan lo que pone en los párrafos respecto a lo que aparece en el plan. El resultado es un desastre. Según nos cuentan el porcentaje medio de requisitos pedidos en P2 que NO se traslada al plan suele estar entre el 20% y el 30%.

Utilizar un plan de requisitos creado de esta forma crea confusión y descoordinación en el equipo, pudiendo dar lugar a interpretaciones incorrectas e incluso contradictorias.

Todavía podemos empeorar las cosas incluyendo al producto elementos no solicitados. De esta forma el cliente pensará, con bastante razón, que nuestra empresa hace lo que le da la gana, y por supuesto le cobra todas las horas dedicadas.

En el seguimiento hay más posibilidades de hacerlo mal. Con las prisas se pueden rellenar rápido las casillas de cumplimiento de requisitos. Si nadie comprueba nada y nadie mira el plan, lo normal es que haya algún requisito del plan que se nos haya olvidado trasladar al producto. Así el equipo queda como mentiroso, además de como chapucero.

Sin embargo, hacer un buen plan y seguimiento de proyectos como P2 o P3 no exige tanto esfuerzo, pero hay que poner atención: 

1. Que alguien lea despacio la presentación del proyecto y vaya trasladando lo que se pide a la lista de requisitos. 
2. Qué otra persona (al menos) revise lo hecho por si se ha olvidado algo. 
3. Hacer lo mismo con cada comunicación del cliente y con lo recogido en cada acta de reunión con él. Una persona traslada requisitos y otra comprueba.
4. Todas las dudas que surjan al crear la lista hay que trasladarlas al cliente o al promotor, según el caso. No dejar nada entendido a medias. 
5. Dependiendo del tiempo disponible se puede elaborar un prototipo sencillo para comprobar con el cliente que le hemos entendido bien. 
6. Hacer un seguimiento de requisitos de verdad. Esto significa que una persona compruebe que el producto cumple cada requisito anotado en el plan. 
7. Si ya se cumplen todos los requisitos es mejor que los vuelva a comprobar una segunda persona (no son tantos). 
8. Si se desea mejorar el producto, en lugar de añadir elementos no solicitados se puede mejorar la calidad de lo realizado. Si es un vídeo, puedes incorporar nuevas imágenes, mejorar la potencia del audio, poner una música más suave, recortar con el editor fragmentos sin mensaje sonoro…

El siguiente vídeo de projectmanager.com explica la importancia del plan del alcance. No se limita a hablar de requisitos y destaca cómo puede afectar al proyecto la aceptación de requisitos adicionales en una fase avanzada y cómo comunicar al equipo un cambio de calado.

Una lección que complementa lo que se ha explicado aquí es la de Carlos Carbonell sobre el "iceberg de requisitos".