La maraña de requisitos y los extras

AUTOR: Joaquín Ortíz de Murua Ferrero

Planificar el alcance es explicar qué vamos a hacer en el proyecto. Antes de empezar con un producto es importante definir su alcance. Si no tenemos claro qué hay que hacer, orientaremos mal el trabajo o haremos cosas innecesarias. Una parte del alcance es la lista de requisitos del producto. A veces, para productos sencillos, nos los pueden pedir mediante unos pocos párrafos…

Al leerlos (por ejemplo, en el proyecto P2) todo parece supersencillo. Así que decís: ¡dejémonos de historias y empecemos ya con el producto! ¡Está todo controlado! Cuando se acerca el plazo del plan, copiáis y pegáis rápidamente cosas de la presentación y/o de los mensajes del cliente y listo. Pero, en ese momento, tenéis en la cabeza cómo es vuestro producto. Ya no recordáis lo que os pidieron. Cuando el promotor revisa el plan, os recuerda unas cuantas cosas olvidadas. En esta asignatura la media de olvidos ronda el 25%. Un desastre.

Se dice que la ignorancia es atrevida. Decía Goethe que "Nada es tan terrorífico como la ignorancia en acción". Nos están enseñando un método comprobado: primero el plan, después ejecutar... ¿Qué hacemos? Pues, aplicar nuestra solución de siempre: ejecutar y poner en el plan cualquier cosa... sólo porque me lo piden. Recordemos el conocido efecto de Dunning-Kruger, que descubrieron el siguiente sesgo cognitivo: las personas con escasa habilidad o conocimientos en un área tienden a sobreestimar sus propias capacidades. ¿Puede ser esto lo que nos está pasando?

Los planes hechos de esta forma tienen poca utilidad e incluso pueden crear confusión en el equipo y causar interpretaciones incorrectas o contradictorias. Pero, nuestra imagen todavía puede empeorar si, además de olvidar solicitudes, incluimos en el producto elementos no solicitados. De esta forma el cliente pensará que hacemos lo que nos da la gana y, además, cobrándole todas las horas dedicadas.

En el seguimiento hay nuevos peligros. Las prisas llevan a rellenar las casillas de cumplimiento de requisitos de cualquier forma . Por ejemplo, sin que nadie compruebe que el producto cumple el 100% de los requisitos planificados. No sería raro que faltasen algunos. Así, el equipo quedará como chapucero, por olvidar solicitudes y, además, como mentiroso, por asegurar que las cumple.

Las buenas noticias son que hacer bien el plan y el seguimiento de proyectos como P2 o P3 no exige tanto esfuerzo. Pero hay que poner atención y dedicar un tiempo a la reflexión: 

1. Antes de empezar a realizar el producto, alguien debe leer despacio la presentación del proyecto, e ir trasladando lo que se pide para el producto a su lista de requisitos en el plan.
2. Otra persona (al menos) debe revisar lo hecho por si se olvida algo. 
3. Hay que hacer lo mismo con cada mensaje recibido del cliente y con lo recogido en cada acta de reunión con él. Una persona traslada requisitos al plan y otra lo comprueba.
4. Todas las dudas que surjan al crear la lista hay que trasladarlas al cliente o al promotor, según el caso. No debe quedar nada entendido a medias. 
5. Dependiendo del tiempo disponible, se puede elaborar una versión intermedia o un prototipo sencillo para comprobar con el cliente que le hemos entendido bien. 
6. Hacer un seguimiento de requisitos de verdad. O sea, que una persona compruebe en el producto que se cumple cada requisito anotado en el plan. 
7. Si ya se cumplen todos los requisitos, es mejor que los vuelva a comprobar una segunda persona (no son tantos). 
8. Si se desea mejorar el producto, se puede mejorar la calidad de sus elementos. Si es un vídeo, puedes sustituir imágenes fijas por vídeos, mejorar la potencia del audio, poner una música más suave, recortar con el editor fragmentos sin mensaje oral… 
9. También puedes añadir elementos no solicitados, pero asegúrate de que tu producto contiene todas las solicitudes. Si el cliente te ha pedido cosas imposibles has de gestionar sus expectativas, pero ese es otro tema.

El siguiente vídeo de projectmanager.com explica la importancia del plan del alcance. No se limita a hablar de requisitos y destaca cómo puede afectar al proyecto la aceptación de requisitos adicionales en una fase avanzada y cómo comunicar al equipo un cambio de calado.

Dos lecciones que complementan lo que se ha explicado aquí son la de Carlos Carbonell sobre el "iceberg de requisitos" y la de Alberto Maurel sobre los requisitos y sus detalles.