Procrastinar es posponer tareas haciendo en su lugar actividades más agradables. Es decir, dejar para mañana lo que puedes hacer hoy. Cuando se trabaja en equipo la procrastinación de unos puede influir sobre el trabajo de los demás, retrasando todo innecesariamente. Como consecuencia, las tareas se hacen sin apenas tiempo y con calidad deficiente. Por otra parte, ser proactivo significa reaccionar pronto para evitar futuras complicaciones.
Os cuento mi experiencia como integrante de un equipo en un proyecto donde se creaba un sitio web sencillo. El director era otra persona. Comenzó el proyecto y pasaron varios días sin que nadie del equipo diera señales de vida. Al principio no me preocupé. Pero, se acercaba la fecha de la primera entrega sin noticias del equipo. Días después, supimos que el director estaba centrado en otros temas y había decidido unilateralmente posponer el inicio del proyecto. Sin consultar. Sin avisar. Decidir un canal de comunicación del equipo, por ejemplo, un grupo de chat, es importante para saber a qué atenerse. Como consecuencia, tuvimos que hacer el trabajo a toda prisa y nos olvidamos de unas cuantas cosas. Sin embargo, he de reconocer que el resto del equipo estuvimos pasivos. Deberíamos haber sido proactivos y comunicarnos por otros medios, como el email o el chat institucional.
En el proyecto posterior me tocó ser el director del equipo. Algunas personas apenas contaban sus avances, ni en las reuniones, ni por otros medios. Para dirigir a un equipo se necesita saber qué está pasando, es decir, conocer el estado de cada tarea: muy avanzada, finalizada, sin empezar... El director también necesita tener muy claro cuándo ha previsto cada integrante realizar realmente sus tareas (el Gantt real frente al planificado). Así puede evitar que el trabajo se acumule a última hora. Esto es muy importante con las tareas con dependencia fin-inicio: las que se deben terminar para poder iniciar otras (como tener el guion escrito antes de hacer la sesión de grabación de un vídeo). Con las personas que no comunican hay que ser proactivo y usar todos los medios para obtener las respuestas necesarias. Esto es muy pesado, hay que hacerles ver que es precisa una colaboración activa por su parte.
Es vital conseguir una comunicación fluida y a tiempo en el equipo. La comunicación deficiente tiene un impacto muy negativo en el trabajo. Si además hay un cliente al que atender, los problemas del equipo se trasladan a la comunicación con este. No se le consultan las dudas a tiempo, se cometen errores que se deben arreglar después (se invierte mucho más tiempo que haciéndolo bien a la primera), se envían los entregables tarde… El resultado es una pérdida de confianza del cliente en nuestro equipo o empresa.
No nos engañemos, aunque te lo pueda parecer, dirigir un equipo no es una tarea simple. Exige que hagas un esfuerzo y que lo hagas en el momento oportuno, sin demoras. Ten en cuenta lo siguiente:
- Acuerda el canal de comunicación del equipo en el minuto uno. No esperes, hazlo en cuando te enteres de cuál es tu equipo (grupo de WhatsApp, Telegram, lista de email,...).
- Deja claro en el plan cuándo piensa realizar realmente sus tareas cada miembro del equipo.
- Pide regularmente a todos los integrantes del equipo información sobre el avance de sus tareas. Insiste, consigue las respuestas de todos ellos.
- Si eres tú el miembro del equipo que debe informar al director, contesta rápido, facilita la tarea al director.
- Si notas que algo no va bien, actúa, pregunta. Aunque no seas el director, sé proactivo.
Los siguientes vídeos hablan sobre la comunicación y la proactividad que podrían ayudaros con problemas similares a los que me he enfrentado:
- 5+1 ESTRATEGIAS Para SER PROACTIVO (ProdHabits).
- La Comunicación, parte importante en los proyectos y el día a día (M. Salgado).
- 3 CLAVES para tu PLAN de COMUNICACIÓN, Project Management (LaurumProjectAcademy).
No comments:
Post a Comment