AUTORAS: Lorena Remacha Bordallo y Laura Moreno Resa
Durante el último proyecto, nos explicaron que la cantidad de correos que estaba recibiendo el cliente era desmesurada. Cada equipo le estaba transfiriendo, en el peor de los casos, 12 formularios, un sitio web y una componente de mailchimp. Como eran 8 equipos, estaba recibiendo, en dos o tres días, hasta 112 propuestas de transmisión entremezcladas con todo tipo de mensajes de compartición de documentación y de cierre del proyecto. ¿Podemos aliviar esta situación?
Identificamos dos orígenes principales de la avalancha de mensajes: la transferencia de propiedad de archivos de Google Drive (formularios en nuestro caso) y de mailchimp.
Transferencia de propiedad de varios archivos de Google Drive
Para ello debemos ser los propietarios de todos los archivos. También deben estar compartirlos con la cuenta del cliente. Esto último se puede hacer en bloque: primero se seleccionan todos, se pulsa clic derecho sobre alguno de ellos, se pulsa la opción "Compartir" y se incluye la cuenta del cliente en la ventana emergente con el rol "Editor". Importante: quita la selección de envío de email para reducir mensajes.
Ahora podemos transferir la propiedad enviando un solo mensaje. Volvemos a seleccionarlos y hacemos clic derecho sobre alguno de ellos. Seleccionamos “Compartir”. A la derecha de la cuenta del cliente, aparece una pestaña con su rol (debería ser “Editor”). Clicando sobre el rol, aparece la opción “Transferir propiedad”. Se elige dicha opción y "Enviar invitación”.
Como decimos, así el cliente recibe un único mensaje de correo para aceptar la transferencia de múltiples archivos. El cliente deberá clicar en “Responder” y accederá a una página similar a la siguiente:
El mensaje "2 solicitudes de propiedad...", destacado en azul, explica que se deben seleccionar los archivos y hacer clic en compartir. A continuación hay que pulsar sobre la pregunta “¿Aceptar propiedad?” y elegir “Aceptar” para convertirse en propietario de los archivos seleccionados.
Cuenta única de MailChimp
Para realizar el apartado de suscripción del último proyecto, la mayor parte de los grupos utilizó la herramienta MailChimp. Para ello, cada equipo creó una cuenta con el correo del cliente, por lo que, al final del proyecto, éste se encontró con una gran cantidad de cuentas distintas de MailChimp. Para evitar este problema en futuros proyectos, proponemos dos soluciones:
- Cuenta única creada por el cliente: el cliente deberá crear una cuenta con su correo y compartir usuario y contraseña a los equipos. Una vez finalizada la gestión, el cliente podrá cambiar la contraseña.
- Cuenta única creada por los equipos: los directores de equipo mantendrán una reunión inicial donde se creará una única cuenta común para todos los equipos. Una vez finalizado el proyecto, se compartirán la cuenta y contraseña al cliente, que podrá cambiar esta última para mayor seguridad.
Como una única cuenta de MailChimp puede ser utilizada de manera concurrente, estas dos soluciones pueden ser llevadas a cabo sin limitaciones.
Esta última idea se explica con mayor detalle en la lección de Haizea Menéndez "Formulario de MailChimp para incluir en tu web".
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