Adquisiciones negligentes y la cultura de las casillas de verificación

AUTOR: Daviti Khadilashvili Basilashvili

Uno de los productos a elaborar en un proyecto era un guion técnico de vídeo que debía adjuntar una carpeta todas las adquisiciones de audiovisuales. Solo faltarían las tomas originales, que son elaboraciones propias y no adquisiciones. Las adquisiciones podían descargarse de internet o encargárselas a una IA (proceso de subcontratación). Obviamente, la licencia de cada audiovisual debía ser compatible con la licencia del vídeo a elaborar con el guion, la cual figuraba en el contenido del guion. Hechas las adquisiciones y el guion nos dimos cuenta de que la licencia de algún audiovisual y la del vídeo eran incompatibles o incumplían requisitos de alcance o calidad.

Adquisiciones

Es un proceso que sigue varios pasos. Los explico en orden cronológico (1), (3):

1. Comienza planificando los requisitos de las adquisiciones, definiendo de antemano qué licencias y formatos técnicos son aceptables, e incluyendo los términos del contrato en caso de subcontratación. 
2. A continuación, se identifican los materiales de terceros necesarios para las escenas y se buscan alternativas en internet o, en su defecto, se encargan a una IA detallando con precisión lo que deben cumplir. 
3. En tercer lugar, se valida que cada recurso cumpla la legalidad, requisitos de alcance y calidad establecidos en el proyecto y, si se produce algún descarte, se buscan sustitutos o se diseñan alternativas originales. Por ejemplo, para un vídeo podemos buscar un vídeo alternativo, varias imágenes a mostrar en secuencia, una grabación draw my life...
4. Por último, se guarda el resguardo legal de cada licencia asociada a cada adquisición para proteger el proyecto ante futuras reclamaciones del cliente.

Problemas

El equipo piensa que los materiales de descarga gratuita no implican ningún riesgo, así que puede decidir asignar la tarea de búsqueda a un miembro del equipo en solitario (efecto silo). Esta persona prescinde de lo que ella considera burocracias (comprobaciones) y se limita a buscar un recurso gratuito que funcione bien en el producto que se está pensando. En nuestro caso se conoce el tema del vídeo y alguna fuente de información (artículo web) que se va a usar como base del guion. 

Entre las  comprobaciones que evita hacer está lo que esta persona considera letra pequeña: la licencia. 

Además de lo anterior, empieza a hacer la búsqueda a última hora, justo antes de que los compañeros creativos empiecen a diseñar el vídeo.

En el mundo del cine, la guía WIPO (4) habla de la comprobación de derechos para cineastas independientes. En ella se explica que el proceso de autorización debe incorporarse desde las fases de concepto, planificación y producción, para evitar problemas con las licencias. Por otra parte, Creative Commons (5) refuerza esta propuesta y recomienda conservar la información necesaria para atribuir correctamente un recurso con licencia CC: título, autor, fuente y licencia.  

Consecuencias

Si la comprobación de requisitos de alcance y calidad (por ejemplo la resolución, formato, duración...) y de las licencias de las adquisiciones (por ejemplo si no se puede modificar, es obligatorio atribuirlo al autor y se desconoce, o es incompatible con la licencia del producto donde irá alojado...) se posponen hasta el momento de la entrega (del guion) nos fuerza a descartar algunas piezas muy tarde. Esto hace tambalearse el resultado completo. ¿Qué hacer entonces? Pues lo mismo que haríamos cuando se valida una adquisición nada más hacerla, sustituir la adquisición o diseñar alternativas originales, como hemos dicho antes. Si lo hemos hecho a última hora, tendrá que ser deprisa y corriendo.

Solución

Se trata de no ahorrarte pasos del proceso de adquisiciones. Introducir más burocracias es una mala idea (por ejemplo una lista de comprobación adicional). Se sabe que con demasiada burocracia se aumentan las llamadas falsas comprobaciones como consecuencia de la cultura de las casillas de verificación (2), donde se marcan las casillas sin ninguna comprobación real.

Entonces ¿cómo? Un comienzo es poner en conocimiento del equipo experiencias como la nuestra, o peores, apreciando las consecuencias negativas. Si eres quien dirige el proyecto, acompaña al principio a las personas responsables de revisar adquisiciones. Evita el efecto silo. Cuando veas que han entendido la tarea delegas por fin en ellas. Identifica, proyecto tras proyecto, qué proveedores cuentan con materiales de calidad que te pueden ofrecer buenas soluciones. 

También puedes ajustar las plantillas del plan y seguimiento de adquisiciones para que esté lo esencial. En nuestro caso el plan recopila:

1. Tipo de material (imagen, vídeo, audio...).
2. Proveedor.
3. Modo de adquisición.
4. Licencia o contrato (compatibles con la licencia general del producto del que van a formar parte).

En el seguimiento se añade el título (con un enlace al material) y autor, la licencia exacta de ese material y la fecha y persona que ha hecho la adquisición. Esta persona es la responsable de contrastar la compatibilidad de la licencia y el cumplimiento de requisitos de alcance y calidad que les pudiera afectar, tal y como figuran en los planes de alcance, calidad y adquisiciones.

Por último, ten en cuenta que, aunque, en nuestro caso, la presentación de los proyectos ya advertía de cuidar la legislación en cuanto a licencias o reglamento de protección de datos, un profesional debe conocer la legislación y cumplirla siempre en los productos que elabora para terceros.

Conclusión

Los que nos iniciamos en dirección de proyectos lo vemos todo muy simple. Un montón de pasos nos parecen completamente innecesarios. Es mucho más difícil una asignatura muy tecnológica o con una fuerte base matemática. Así que tratamos de ahorrarnos todo tipo de esfuerzos, por pequeños que parezcan. Varias lecciones de este blog son consecuencia de ello (Defectos de forma y "efecto sandía",  Cómo mejorar la implicación del equipo, La impulsividad y el poder del autocontrol, El valor de la reflexión en dirección de proyectos...)

Por tanto, lo que estoy explicando aquí puede parecer de maestro de lo evidente, pero hay cosas que sólo se aprenden con la experiencia. Por ejemplo, solo aprendemos a andar en bici andando en bici, sólo comprendemos cómo sabe el chocolate probando el chocolate. Por tanto aprenderemos dirección de proyectos dirigiendo proyectos y confundiéndonos... y entender para qué vale un paso cuando ya hayamos cometido el error que trataba de evitar.

Cuando se detectan problemas con alguna adquisición es obvio que habrá que descartarla. Podrá ser por incumplimiento de requisitos o calidad o por incumplir la legislación o normativa vigente. Esa no es la cuestión, sino cuándo hay que comprobar que una adquisición es válida para nuestro proyecto. Estas comprobaciones hay que hacerlas en el momento en el que se hacen las adquisiciones. No hay diferencia si se es un elemento gratuito, de pago, o subcontratado a otro equipo o IA. Darse cuenta tarde de que una adquisición no cumple un requisito/norma puede conllevar el descarte de parte del trabajo ya hecho relacionado con ella o tener que dedicar mucho tiempo a encontrar o elaborar un sustituto que encaje bien.

Algunas lecciones que complementan lo dicho aquí son El valor de la reflexión en dirección de proyectos, de Adrián Vecino e Izan Gutiérrez Albisu, La impulsividad y el poder del autocontrol, de Pablo Ramírez y Defectos de forma y "efecto sandía", de Manuel Cerivatov.

Referencias

1. Gestión de las adquisiciones en Dirección de Proyectos (ELALDE, 2020).
2. ¿Qué es la cultura de las casillas de verificación? (drillster.com, 2023).
3. Metodología de Gestión de Proyectos PM² (Comisión Europea Centro de Excelencia en PM², 2020).
4. WIPO/OMPI (wipo.int)
5. Creative Commons (creativecommons.org)