El valor de la reflexión en dirección de proyectos

AUTORES: Adrián Vecino e Izan Gutiérrez                        

Muchas veces confundimos rapidez con ser eficientes. Nuestra primera experiencia dirigiendo proyectos fue bastante mejorable. El refranero ya dice que las prisas son malas consejeras. La precipitación al completar las plantillas de dirección y al realizar los productos, nos llevó a cometer numerosos errores. La lectura superficial de documentos e instrucciones estuvo detrás de la mayoría de ellos. Según Charlotte Bonne-Evans (1) no se puede dirigir proyectos sin entender bien las cosas y sin pensar antes de actuar. Dirigir no es un acto puramente administrativo.

El ciclo planificar-hacer-verificar-actuar

Es el clásico ciclo de Deming, donde se distinguen cuatro pasos. Su objetivo es la optimización o mejora continua. La dirección de proyectos sigue este ciclo de cuatro pasos:

1. Planificar: es hacer una "hoja de ruta" que defina lo que debería pasar. Se fijan las reglas de juego en el equipo, las solicitudes del cliente para los productos y los plazos. Es vital que todos entiendan bien sus contenidos y que no se reduzca a un trámite administrativo.
2. Hacer: es ejecutar las tareas y realizar los productos. Es importante entender bien las peticiones e instrucciones antes de empezar para evitar errores.
3. Verificar (o hacer seguimiento): consiste en saber qué está pasando, como una especie de foto de la realidad. Se compara esta foto con lo planificado para detectar si hay desviaciones u olvidos. Además de comparar hay que reflexionar sobre la causa de las diferencias detectadas.
4. Actuar: se trata de decidir cómo intervenimos para corregir el rumbo. También exige reflexionar bien sobre las consecuencias.

Ciclo PDCA o de Deming.

Generar conocimiento

Las situaciones que fuerzan a actuar podrían reproducirse en el futuro y, para evitarlo, las reflexiones se transforman en aprendizaje reutilizable o lecciones aprendidas. Estas, configuran una infraestructura para la mejora estratégica de la organización desarrolladora de proyectos. Un proyecto, además de entregar productos o servicios puede generar aprendizaje.

La reflexión en Acción

Charlotte Bonner-Evans propone el término de la reflexión en acción. No hay que esperar al final del proyecto para analizar qué falló. Conviene reflexionar mientras están ocurriendo las cosas. Esto ayuda a ajustar tu liderazgo y la dinámica del equipo, especialmente en fases críticas de conflicto o estrés. Esto transforma la teoría que se presenta en los libros en algo vivo que se adapta a tu realidad. Además, esta práctica no solo sirve para corregir desviaciones, sino para que el equipo sea consciente de qué comportamientos los están llevando al éxito, permitiendo que ese aprendizaje sea duradero y no fruto del azar.

Conclusión

Conviene reducir la velocidad para entender bien las cosas y evitar errores. La dirección de proyectos no puede hacerse de forma precipitada, no se limita a trámites burocráticos o rellenado de plantillas. Sin reflexión un proyecto tiende a descarrilar. Con una planificación deficiente no hay hoja de ruta, con seguimiento deficiente no se detectan problemas aunque los haya y sin reflexionar sobre las causas de los problemas estás condenado a repetirlos. Para conseguir resultados profesionales es imprescindible reservar tiempo para pensar sobre nuestro propio trabajo.

Referencias

• (1) Reflection-in-action: living a project management theory, Charlotte Bonner-Evans, 2024, The Auditorium.blog.
• (2) ¿Qué es el Ciclo Planificar-Hacer-Revisar-Actuar?, Pavel Naydenov, businessmap.io.