La comunicación dentro de los proyectos es crucial para un buen desempeño. No obstante, en la industria actualmente existen diferentes males (trato fuera del horario laborable, comunicación autoritaria, comunicación excesiva o escasa, etc) fácilmente solucionables usando la razón.
Para que las comunicaciones dentro de los equipos de proyectos sean efectivas se requiere de tres condiciones: (1) una organización adecuada del equipo, (2) un buen protocolo de comunicaciones y (3) una infraestructura que soporte el sistema de comunicaciones.
Por un lado, una posible organización del equipo sería en forma de jerarquía (basada en las ramas del EDT del proyecto): con encargados/as de rama y de los paquetes de trabajo, donde los últimos reportan a sus encargados/as directos y estos/as, a su vez, a sus superiores, “recursivamente”, hasta alcanzar el equipo de dirección.
Esta distribución de responsabilidades es, también, el protocolo de comunicaciones, salvo el acuerdo de una nomenclatura breve, concisa y de uso común para todos los miembros del equipo.
Para completar el esquema, es necesaria una infraestructura como la que proporciona Google dentro de su ecosistema gracias a Meet, Drive y Gmail (y fuera, Telegram). Para asegurar la propiedad corporativa de las comunicaciones es una buena práctica que la propiedad tanto de sistema de información (SI) como de los canales de comunicación pertenezcan a una cuenta corporativa. También, los activos únicamente deben compartirse con los editores/lectores de los mismos, con tal de preservar la confidencialidad del proyecto.
Gracias a esta particularidad, la transferencia del proyecto a la organización o al cliente tras la finalización del mismo es trivial: basta restringir el acceso a la cuenta corporativa de la dirección del equipo. Es decir, que todos los activos generados son propiedad de esa cuenta a la que tiene acceso solo la dirección del equipo mientras dure el proyecto.
Como bonus, es una buena práctica el uso de cuentas secundarias de rama durante el desarrollo, cuyas credenciales (usuario y contraseña) se encuentren documentadas en un fichero encriptado solo a disposición de dirección y el/la encargado/a de la rama. Luego, los activos de cada cuenta secundaria se transfieren a la cuenta principal del proyecto y se borran estas cuentas.
En conclusión, para que exista una buena comunicación dentro del equipo son necesarios un buen protocolo y un vocabulario común. Las comunicaciones deben ser mínimas y eficaces con tal de reducir malentendidos e incrementar la productividad.
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