Toda herramienta y metodo incluye ventajas e inconvenientes y ocurre lo mismo con la utilización de plantillas para generar documentos técnicos. Considerando nuestra experiencia con plantillas de documentos de planificación y seguimiento de proyectos y las opiniones de algunos autores, destacamos sus puntos fuertes y débiles.
Empezamos con las ventajas:
- Agilizan la tarea de elaboración de documentación. En otras palabras, se reduce el esfuerzo necesario. La tarea de documentar se reduce a completar tablas y rellenar huecos.
- Evitan que te olvides de los puntos a completar, especialmente si se trata de algún punto importante. La plantilla está pensada para recordarte todos los puntos que debes incluir en el documento.
- Su utilización en una empresa o entidad aporta uniformidad. Todos los equipos deberían realizar documentos comparables.
- La uniformidad en los documentos facilita las búsquedas. Por ejemplo, sabremos en que sección está el Gantt y conocemos su formato, por lo que lo encontraremos y entenderemos más rápido.
- Se ha demostrado que las plantillas transmiten tranquilidad a los clientes quienes perciben profesionalidad y atención a los detalles.
- Ayuda a resumir y concentrarse en lo importante. Entre las características que debe tener todo documento técnico están la brevedad y la claridad.
- Es fácil encontrar plantillas útiles en internet que se puedan adaptar a tus necesidades.
- Al utilizar plantillas se suelen percibir mejoras que se irán incorporando en sucesivas versiones de la plantilla. Muchas están relacionadas con mejoras en los métodos de trabajo. Así que puede ser una forma de transmitir mejoras del método de trabajo a los equipos de la organización.
- Elaborar plantillas exige un esfuerzo de reflexión y adaptación. También exige la mejora continua: las situaciones son cambiantes y se suelen identificar mejoras. Pero el trabajo de crear y mantener la plantilla reducirá el esfuerzo de elaboración de los documentos que la utilizan y habrá merecido la pena.
- Al completar tablas y rellenar huecos puedes tomar velocidad y rellenar cosas sin la debida reflexión. Te puede parecer que lo único importante es cubrir el expediente poniendo alguna cosa en los huecos. Una solución para captar la atención podría ser cambiar el orden de los apartados, pero esto afectaría negativamente a la uniformidad y sus ventajas.
- La uniformidad puede dar la falsa sensación de que has visto algo antes a pesar de que el contenido del documento sea diferente de lo que estás pensando.
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