Una ventaja interesante de esta agenda electrónica es poder utilizar varios calendarios a la vez. Por ejemplo, uno personal, otro para el equipo, otro para reserva de salas… Además, muestra mensajes o emails de aviso a todos los que comparten el calendario. Eso sí, para utilizar Calendar necesitas una cuenta de Google.
Cada calendario se puede compartir con varias cuentas de google, y dar a cada una diferentes permisos. En nuestro caso lo compartimos entre los miembros del equipo de proyecto. También podemos invitar a eventos o compartirlos con otros usuarios.
En el calendario se puede plasmar tanto el Gantt como el diagrama de hitos. Cada fila del Gantt se puede meter como un evento de todo el día que dura varios días. Cada hito es una tarea normal, que se pone a una hora concreta o de todo el día si no tiene hora asignada.
Los pasos para crear un calendario son:
- Abre tu cuenta de Google y en la parte superior derecha despliega y haz clic en el logo de calendar.
- En la parte izquierda verás "Otros calendarios +". Pulsa "+" y elige "Crear un calendario".
- Añade el nombre del calendario, una descripción y la zona horaria (ver figura 1).
- Crea eventos o tareas. Marca en ellos fechas de entrega, hora de entrega y hora a la que Calendar debe recordarte algo con una notificación o un email. Recuerda seleccionar el calendario que quieres compartir con el resto de miembros del equipo (ver figura 2).
- Para compartir sólo tienes que darle a los tres puntos que hay junto al nombre del calendario creado y elegir la opción de configurar y compartir. Además puedes añadir notificaciones de eventos y otras configuraciones que desees agregar al calendario.
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| Figura 1. Creación de un nuevo calendario |
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| Figura 2. Creación de un nuevo evento |
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| Figura 3. Compartir eventos |
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