¡Ojo al transferir tus productos!

AUTOR: Mario Triano

Habrás acordado y planificado una fecha de entrega de los productos al cliente. Nosotros tuvimos un problema con esto porque habíamos entendido "entrega" como "transferencia final". Por tanto, convertimos al cliente en propietario principal del producto y sus componentes. Ese mismo día, el cliente decidió eliminarnos de la lista de cuentas que compartían los productos: un canal de vídeos y un sitio web de Sites. Desde ese momento perdimos el control de los productos. Esa acción supuso, como efecto lateral, que el sitio web ¡dejara de ser público en internet! Imaginad cómo anduvimos horas antes de la presentación al coordinador, cuando nos dimos cuenta...

¿Qué pasa si necesitas acceder a la edición de los productos para completar la documentación de la fase de cierre (seguimiento y control, manuales...)? Que sin acceso a ellos dependes de que el cliente lea tus mensajes a tiempo, o sepa dar una respuesta rápida y adecuada con una herramienta que quizá desconoce.

En el caso del canal, debían transcurrir 7 días hasta que el nuevo propietario (el cliente) se pudiera convertir en el propietario principal. Sólo entonces podía eliminar a otros administradores y esto nos daba suficiente margen entre lanzar la transferencia y presentar el canal al coordinador. Si ya es propietario, hay que advertirle de que no toque nada que implique que el canal deje de ser público. En el caso del sitio web la cosa cambia y se me ocurren tres soluciones:

1. Cerrar completamente el proyecto antes de entregar los productos al cliente. Así la documentación estará completa. Sin embargo, no resuelves el problema si has de presentar los productos al coordinador algunos días después de transferirlos al cliente. Entonces avisa al cliente de que no modifique los productos hasta pasada la fecha de presentación.
2. Entrégalo con permiso de lector y transfiere al final como propietario. Así el cliente puede acceder al producto pero sin tomar control absoluto. Lo que ocurre es que exige acordarse de transferir después de la presentación al coordinador. 
3. Duplica tus productos antes de entregarlos. Algunas veces esto es sencillo, por ejemplo, en Google Sites, el menú de los tres puntos tiene la opción Duplicar el sitio web, con la que se puede indicar en qué carpeta de Drive almacenarlo y con quiénes compartirlo. Pero los componentes incrustados no se duplican sino que apuntan a los mismos (vídeos, cuestionarios, plugins, sitio web enlazado...). La ventaja de esta opción es que tienes una alternativa independiente del cliente.

Si además nos han pedido el acceso público a los productos hasta una fecha posterior al cierre (en nuestro caso final de Julio) habrá que advertir convenientemente al cliente. Por tanto, en cualquier caso, además de transferirle la propiedad, hay que avisarle de hasta cuándo necesitas ser editor y cómo dejarlo publicado una vez te elimine como editor (y cruzar los dedos para que lo haga).