AUTORA: Haizea Menéndez Guirado
Al iniciar el primer proyecto en equipo se produce un notable desconcierto porque la terminología de desarrollo de proyectos puede resultar compleja. Por ejemplo, pueden llamar a la EDT "el diagrama de la tercera página del plan". Lo mismo ocurre con otros diagramas (hitos, Gantt, dedicaciones a tareas, dedicaciones de los miembros del equipo...), entregables, requisitos, etc. Establecer y dominar una terminología común mejora la comunicación en el equipo y simplifica la tarea de documentación de los proyectos.
Mientras los aprendemos, debemos entender las partes de un plan, de un seguimiento y control, el contenido de las plantillas de entregables, el significado de diferentes diagramas, la necesidad de referenciar figuras y tablas, los códigos de los entregables, los hitos y fechas de entrega, el sistema de información, la forma de comunicarse con el cliente y promotor…
La comunicación se dificulta notablemente en el equipo durante este vendaval de términos y elementos a controlar si no tenemos todos claro cómo llamamos a cada cosa. La pregunta que intentamos contestar es: ¿Cómo lo hacemos?
Establecer los términos es tarea del director, pero, para conocerlos, todos los miembros del equipo del proyecto tienen que leer de manera atenta y reflexiva la presentación del proyecto y las plantillas de dirección que se nos facilitan (plan, seguimiento y control, informes...).
Para mejorar la comunicación en nuestro equipo, y después del caos en el primer proyecto, consideramos importante que el director dedicara tiempo a hacer una lista de términos, una especie de glosario común. En una reunión posterior nos facilitó la lista y nos la explicó. El objetivo era que todos llegáramos a entender esas palabras técnicas y poderlas utilizar con soltura en el equipo con los mínimos problemas de comprensión. También nos esforzamos en usarlas durante el desarrollo del proyecto. Por ejemplo, hemos podido emplear en nuestra comunicación términos como “requisito opcional”, “recurso” o “tiempo/persona” sabiendo a qué nos estábamos refiriendo y reduciendo las dudas y las ambigüedades.
En resumen, os sugiero que sigáis estos pasos:
- Todos los miembros del equipo se leen la presentación del proyecto en activo y sus plantillas.
- El director elabora un glosario de términos nuevos.
- En una reunión del equipo completo el director facilita y explica el glosario. Se resolverán dudas y se harán aportaciones hasta llegar a una versión consensuada.
- Si eres director ocúpate que tu equipo conozca los avances hechos sobre el producto. Si surgen nuevos términos habrá que añadirlos al glosario. Además, esta información sobre los avances permitirá que cualquiera pueda asumir tareas en caso de necesidad (por ejemplo, baja temporal de un compañero).
Este tiempo dedicado a poner orden en la terminología puede parecer una pérdida de tiempo. Sin embargo, la diferencia entre el caos del primer proyecto y el control conseguido en el segundo fue notable. Conseguimos agilizar la redacción de documentos y utilizar las reuniones para resolver dudas sobre el producto y sus requisitos, sin bloquearnos continuamente con aclaraciones terminológicas, referencias a entregables o sobre qué procesos seguir. Es importante que el director pueda asignar responsabilidades constatando que todos entienden las necesidades y requisitos del producto.
Los dos primeros proyectos en equipo de la asignatura son pequeños y su documentación abundante para su tamaño. Pero cuando la duración y el equipo de proyecto crecen, es importante compartir la misma nomenclatura y formalismos para “hablar el mismo idioma”.
En conclusión, dedicar tiempo a entender las tareas y el proceso de desarrollo redunda en una comunicación más eficaz, un producto que se ajusta mejor a los requisitos y unos entregables de mayor calidad.
No comments:
Post a Comment