La importancia de una buena selección de adquisiciones

AUTOR: David Bernal Gómez

En un proyecto, la gestión de adquisiciones puede ser un factor clave. Esta actividad abarca la planificación y el seguimiento y control del proceso de compra, contratación u obtención de materiales. La calidad de lo adquirido influye directamente en la calidad del producto o servicio resultante. Así que, parece sensato dedicar un tiempo razonable a seleccionar las opciones más provechosas en lugar de hacerlo al azar o considerando un único criterio.

Pongamos por caso que necesitamos seleccionar vídeos para copiar a un canal de nuestra propiedad. Podemos valorar su calidad por el número de visitas, a partir de una cantidad que nos parezca suficiente. Por ejemplo, este vídeo tiene más de un centenar de visitas (al publicar esta lección), pero ¡sólo tiene subtítulos en inglés! Así se acaba pronto la selección, pero quizá estamos incluyendo material defectuoso. Seguro que hay alternativas de mayor calidad, aunque encontrarlas exija un esfuerzo adicional. Claro que, con mejores materiales seleccionados, podremos lograr antes los objetivos e incluso sobrepasar la línea base. Este otro vídeo tiene menos visitas, pero tiene subtítulos en tres idiomas y eso significa que nos va a ahorrar mucho tiempo de subtitulación.

Para hacer una buena selección de adquisiciones me quedo con las recomendaciones que os comparto a continuación:

1. Primero los criterios del cliente. Tus criterios no pueden ir por delante de lo solicitado por el cliente. Los que nos transmita el cliente debe establecerse como línea base.
2. En segundo lugar los criterios del equipo. No pueden contradecir los del cliente. Además, deben cumplir los elementos de calidad extra que se hayan planificado. En el ejemplo de la selección de vídeos podría ser la resolución del vídeo, la cantidad de planos o fragmentos de vídeo respecto al de imágenes fijas, la calidad del audio, etc. No excederse con el número de criterios porque valorarlos exigirá tiempo, seleccionar los que de verdad sean prioritarios e importantes.
3. Hacer una lista con las opciones estudiadas junto a los criterios que cumplen. También se puede destacar alguna característica de calidad añadida que haga a alguna opción más valiosa. Esto permite una comparación más visual y ayuda a tomar decisiones.
4. Tomar decisiones. Elegir las mejores alternativas tratando de que se cumplan todos los criterios marcados inicialmente, priorizando los del cliente, e intentando incluir opciones con otro tipo de calidad añadida.

Siguiendo estos pasos dedicaremos un esfuerzo razonable en la gestión de adquisiciones, consiguiendo hacerla más eficaz. Como hemos visto en el ejemplo de los subtítulos una buena selección de adquisiciones puede ahorrarnos trabajo posteriormente, además de aportar mayor calidad a nuestros productos o servicios. 

Encontraréis otras lecciones interesantes que hablan sobre adquisiciones. Ernesto Sancho propone un método de adquisiciones más elaborado que este y que puedes encontrar interesante. Carlos Carbonell habla de los peligros de algunos materiales de terceros, como vídeos que NO reconocen a autores de materiales incluidos en los mismos, pero que tienen licencias by, y qué se puede hacer. Por último, Daniel Franco propone algo en la misma línea de esta lección, y la complementa.