No saturemos al cliente

AUTORAS: Lorena Remacha Bordallo y Laura Moreno Resa

Durante el último proyecto, supimos de algunos equipos que habían bombardeado al cliente con mensajes automáticos: ¡hasta 22 un solo equipo!, y ¡sin apartado de suscripción!. En la siguiente imagen puedes ver los mensajes recibidos para transferir la propiedad de ocho formularios. Los dos sitios web necesitaron cuatro mensajes más. Imagina que los nueve equipos que trabajaban con el cliente hubieran hecho lo mismo. 

El problema

Entonces el cliente recibiría nada menos que 207 mensajes (22 x 9 + 9 del elemento de suscripción). Si  le envías otro mensaje con el documento que explica los pasos para aceptar las transmisiones de propiedad,  ¡nos ponemos en 216!

No olvidemos que si todos los equipos hacen esta actividad el mismo día, los mensajes vendrán entremezclados. Si, además, los formularios y sitios web NO son propiedad del interlocutor habitual, le estarías dando al cliente muchas razones para que te odie.

Hay dos causas para esta avalancha de mensajes: la transferencia de sitios y formularios de Google Drive y elementos relacionados con la suscripción. 

Solución para Google Drive

¿Pero es que se puede hacer de otra forma? —¡Por supuesto que sí! Veamos los pasos:

1. Propietario actual: si el propietario actual de algún formulario o sitio es otra persona diferente a la que escribe por email al cliente, primero hazle propietario principal a esta última.
2. Dar edición al cliente: no puedes transferir la propiedad al cliente si antes no tiene acceso a un archivo. Dale edición, pero, ¡importante!: de modo silencioso, sin enviarle mensajes de advertencia. ¡Cuidado! por defecto Google manda mensaje.
3. Selecciona todos los archivos a transferir la propiedad: incluyendo formularios, sitios web o cualquier otro archivo necesario.
4. Clic derecho y "Compartir": clic sobre cualquiera de los seleccionados y en compartir debes ver la cuenta del cliente con el rol "Editor", pulsa sobre él y elige "Transferir propiedad". 
5. Enviar invitación: esta vez es obligatorio que se envíe el mensaje automático ¡pero solo enviarás uno!

¡Un mensaje frente a 22! (¡22, cómo se puede ser tan pelma!). En el mensaje que recibe el cliente aparece un botón con etiqueta "Responder" que le lleva a una página similar a la de la siguiente imagen: 

El mensaje "2 solicitudes de propiedad...", destacado en azul, explica que se deben seleccionar los archivos y hacer clic en compartir. A continuación hay que pulsar sobre la pregunta “¿Aceptar propiedad?” y elegir “Aceptar” para convertirse en propietario de los archivos seleccionados. 

Soluciones para MailChimp

Si has hecho la suscripción con esta herramienta necesitas crearle una cuenta al cliente. Pero, si muchos equipos tienen la misma idea se junta con muchas cuentas distintas para lo mismo. Proponemos dos soluciones: 

1. El cliente crea una cuenta: le dirigimos para que cree una cuenta con su correo y después comparta usuario y contraseña a los equipos. Durante el cierre del proyecto el cliente deberá cambiar su  contraseña. 
2. Los equipos crean una cuenta: un director comunica a los demás que creará una cuenta. Los que opten por esa opción le solicitan el usuario y contraseña. Al transferir la propiedad al cliente cualquiera le puede indicar el usuario y contraseña  y pedirle que cambie la contraseña una sola vez. 

Una  cuenta de MailChimp puede usarse de manera concurrente, por lo que ambas soluciones son correctas. Esta idea se explica con mayor detalle en la lección de Haizea Menéndez "Formulario de MailChimp para incluir en tu web".