En el proyecto final se incluía una responsabilidad importante, esta era la del responsable de las comunicaciones con el cliente. A lo largo de este proyecto nuestro grupo experimentó dos errores claros en esta área. El primer error fue la presentación inicial al cliente, la cual no se hizo de forma correcta y tampoco dentro del horario. Y el segundo error fue la falta de entrega de un paquete de trabajo acordado, lo que provocó el recorte del alcance del proyecto. Pero con el objetivo de prevenir errores futuros similares, se tomó la decisión de monitorear las comunicaciones con el cliente.
PRIMERA PARTE: Importancia de una buena presentación al cliente.
Como la presentación no cumplió con los estándares esperados debido a la deficiencia en la presentación y ejecución de la misma. A continuación, se presentan una serie de recomendaciones:
- Designar a un presentador con habilidades de comunicación efectiva y conocimiento profundo del proyecto.
- Preparar una presentación detallada que incluya los objetivos del proyecto, el alcance, los entregables y los próximos pasos.
- Practicar la presentación antes de la reunión con el cliente para asegurar una entrega fluida y profesional.
SEGUNDA PARTE: Importancia de la Entrega de de trabajos acordados.
Se olvidó en una comunicación adjuntar el entregable de un paquete de trabajo, exactamente el E450. Lo cual resultó un recorte en el alcance del proyecto. A continuación, se presentan una serie de recomendaciones.:
- Establecer un proceso claro para la entrega de paquetes de trabajo, incluyendo una revisión interna para asegurar que todos los documentos y entregables estén completos.
- Utilizar una lista de verificación o un sistema de seguimiento para garantizar que todos los elementos acordados se incluyan en la entrega al cliente.
- Establecer una comunicación efectiva y proactiva con el cliente para informar sobre el estado de las entregas y resolver cualquier problema o retraso de manera oportuna.
- Para que esto no vuelva a suceder monitorizar las comunicaciones para que el director del proyecto vigile y de el visto bueno a los correos.
En conclusión, la comunicación efectiva con el cliente es crucial para el éxito de un proyecto. Las lecciones aprendidas identificadas en este documento resaltan la importancia de una presentación inicial efectiva y la entrega adecuada de los paquetes de trabajo acordados.
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