¿Qué es una “buena calidad”? ¿Significa lo mismo para todos los miembros del equipo? ¿Y qué significa la “buena calidad” para el cliente?
Uno de los primeros objetivos como equipo en la etapa inicial de un proyecto consiste, precisamente, en concretar la línea base. Esta línea define el punto de referencia para contrastar los plazos de tiempo y los objetivos alcanzados en cualquier proyecto.
Una vez que se haya establecido la línea base y los criterios de calidad a evaluar, es fundamental informar al cliente de manera oportuna y clara sobre los mismos. De este modo, sabremos si está de acuerdo o quiere modificar algún parámetro de calidad, y podremos continuar el proyecto con una línea base consensuada entre todos los interesados.
Al inicio del proyecto final, cometimos el error de enviar al cliente nuestras plantillas de calidad sin unos criterios correctamente descritos. Por ejemplo, estos parámetros fueron algunos de los evaluados para el sitio web y que enviamos al cliente:
- Visibilidad de la imagen corporativa (1-5)
- Integración de los cuestionarios (1-5)
- Enlace entre sitio web y canal de YouTube (1-5)
Su respuesta fue la siguiente: “Me parece interesante la información, pero no me da pistas sobre qué expectativas de calidad puedo albergar”. Y efectivamente, estos parámetros indican qué se tendrá en cuenta, y no cómo se tendrán en cuenta los elementos de calidad. Por ello, en el siguiente correo le enviamos también los criterios de calidad. Por ejemplo, para la visibilidad de la imagen corporativa en el sitio web:
- (Calidad deficiente) La imagen corporativa no es visible o está presente en muy pocas partes del sitio web. No hay coherencia en la identidad visual de la organización y no se puede identificar claramente el sitio web con la organización.
- (Baja calidad) La imagen corporativa es parcialmente visible, pero hay poca coherencia en la identidad visual de la organización en el sitio web. La imagen de la organización puede ser reconocida en algunas partes del sitio, pero no en todas.
- (Calidad aceptable) La imagen corporativa es visible en la mayoría de las partes del sitio web, pero puede haber algunas inconsistencias en la identidad visual. La imagen puede ser reconocida en la mayoría de las secciones del sitio web, pero no en todas.
- (Buena calidad) La imagen corporativa es visible en todas las partes del sitio web y hay coherencia en la identidad visual de la organización. La imagen es fácilmente reconocible en todas las secciones del sitio web.
- (Excelente calidad) La imagen corporativa es altamente visible y coherente en todas las partes del sitio web. La imagen se integra perfectamente con el diseño del sitio web y se puede reconocer claramente en todas las secciones del sitio web. La identidad visual de la organización es fuerte y coherente en todas las áreas del sitio web, lo que genera confianza y credibilidad en los visitantes del sitio web.
Cuando todos los interesados están alineados en lo que respecta a las expectativas, el barco está listo para marchar en el rumbo indicado. Pero, ¿está el equipo preparado para alcanzar ese objetivo? Es decir, ¿se ha integrado la nueva línea base en la planificación?
Pues bien, otro de los errores que cometimos en el proyecto fue omitir la replanificación inicial. El director no actualizó la planificación hasta prácticamente media semana antes de la reunión de cierre, lo que supuso que navegaremos por un océano de incertidumbre durante el ciclo de vida completo del proyecto. Las horas estimadas eran, a todas luces, una aproximación errónea. El trabajo planificado estaba distribuido para un equipo de dos miembros (unas 28 horas), cuando en realidad el grupo estaba formado por seis integrantes.
Tras la reunión de inicio, es responsabilidad del director actualizar la planificación y facilitarla al resto de integrantes para que la coordinación dentro del proyecto sea sencilla y eficiente. Es innegable que el director tiene que dedicar más horas al principio (para replanificar) y al final (para cerrar el proyecto y finalizar el documento de seguimiento y control) del proyecto. Y, como comentaba, nuestro director cometió el error de no actualizar la planificación con la línea base acordada por el equipo. Este error persistió a lo largo del tiempo, ya que debido a la carga de trabajo en otras asignaturas, se le hizo imposible trabajar en la replanificación durante el resto del proyecto, lo que ocasionó un efecto bola de nieve en el desarrollo del producto. Al no tener un cronograma actualizado, los miembros trabajaban descoordinados y sin rumbo. Al trabajar descoordinados, los entregables se retrasaban, y no quedaba margen de tiempo para realizar una evaluación de calidad exhaustiva, lo que supuso la omisión de alguno de los requisitos obligatorios del producto.
De estas experiencias, se desprenden dos conclusiones fundamentales. En primer lugar, si se busca lograr un proyecto con objetivos claros y alcanzables, resulta crucial comunicar al cliente las intenciones en cuanto a la calidad final desde el inicio, estableciendo una línea base que satisfaga las expectativas de ambas partes lo antes posible. Por otro lado, es esencial mantener a todo el equipo al tanto de la planificación del proyecto. Los documentos relacionados con la planificación deben ser actualizados con prioridad, incluyendo un cronograma acorde a la línea base, una definición clara del nivel de calidad esperado, un EDT actualizado y una asignación adecuada de responsabilidades, entre otros aspectos. Aunque la replanificación es responsabilidad del director, es importante recordar que todos hemos trabajado en roles de gestión durante la etapa preconstitucional, por lo tanto, no está de más ofrecer consejos y sugerir mejoras relacionadas con la planificación.
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