AUTOR: Lucas Arias Herrero
La experiencia de editar en equipo documentos compartidos en la nube fue muy satisfactoria. Partir de una plantilla inicial centró nuestro trabajo y tenerla dividida en etapas de elaboración, marcadas con etiquetas y colores, guió nuestro trabajo. Pero ¿qué más nos aportan y qué alternativas hay?
Ventajas
La herramienta utilizada fue Google docs. No la eligió el equipo sino que nos vino impuesta. Sin embargo, apreciamos varias ventajas muy claras:
- Se usa un solo archivo y se evitan las versiones y la dispersión de información.
- Todos pueden modificar al mismo tiempo y ven la última versión del archivo.
- Los comentarios asociados al texto son un medio de comunicación eficaz. Además se centra en el lugar donde hay que llegar a acuerdos y ahorran tiempo de coordinación.
- Facilita el teletrabajo, es decir, no tener que estar reunidos en el mismo lugar.
- Se tiene acceso a versiones anteriores mediante el historial de versiones, que permiten recuperar partes perdidas por error. También muestran quién hizo modificaciones en cada versión.
Inconvenientes
También encontramos algunos inconvenientes aunque, en general, el balance sea positivo:
- Hay una dependencia total de la conexión a internet.
- Desequilibrio en la participación, es decir, que unos trabajen mucho más que otros.
- Se puede borrar contenido por error y no darse nadie cuenta.
- Se puede dar acceso a alguien por error y comprometer la privacidad del documento.
- Al participar varias personas es difícil lograr un estilo uniforme. Sin embargo, cuando se trata de completar una plantilla esto no parece tan importante.
- Suele ser necesaria una revisión final para corregir posibles contradicciones, repeticiones innecesarias o para subsanar ausencias.
Alternativas
Hay algunas alternativas a Google Docs muy conocidas. Destaca One Drive, servicio en la nube que integra la herramienta de edición Word Online. Su principal inconveniente es que la herramienta en línea no ofrece la funcionalidad de edición completa y en muchas ocasiones fuerza a descargar el archivo, modificarlo en local y volverlo a cargar. Esto es una fuente de problemas como pérdida de trabajo, conflictos de sincronización o archivos duplicados.
Otra plataforma tradicional para compartir archivos en la nube es Dropbox. Esta plataforma también da funcionalidad básica para editar archivos de Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) pero más por turnos que de forma simultánea.
4. Plantillas etiquetadas
Esta estrategia delimita la tarea a realizar cada semana. Esta división exige una planificación previa del diseñador de la plantilla pero es una ayuda muy eficaz para centrar y organizar el trabajo del equipo. En nuestro caso se han delimitado plantillas de dirección del proyecto relativamente largas (de hasta nueve secciones) en dos o tres etapas que dan lugar a dos o tres versiones del documento a entregar.
5. La extensión de Chrome Docuviz
Es muy sencilla de instalar y cuando se abre un documento permite generar una gráfica con algunas opciones. Si se selecciona que se escale por tiempo se muestra una columna para cada día donde se hicieron modificaciones. La distancia entre las columnas es proporcional a los días transcurridos entre ellas. En el ejemplo, se ven grupos de columnas cercanas separados entre sí. Cada grupo corresponde aproximadamente a una semana, donde hemos trabajado casi siempre entre miércoles y viernes.
Conclusiones
Como hemos visto compartir y editar colaborativamente documentos en la nube, partiendo de plantillas estructuradas en versiones, reduce la carga administrativa del proyecto. Esto asegura que el equipo trabaje siempre sobre la misma versión del archivo y permite dedicar el tiempo a completar las tareas y el proyecto en sí, en lugar de preocuparse de la gestión de los archivos y las comunicaciones sobre los mismos.
Referencias
(1) 20 Pros And Cons Of Collaborative Documentation. John Roberts 2024 [prospluscons.com]
(2) Colaboración en la nube: Ventajas y retos. Alex York 2024 [clickup.com]
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