AUTOR: Hugo Arandía Trapero
Kanban es un método ágil, o forma de trabajar, que respeta tu capacidad de trabajo y visualiza las tareas en un tablero. En lugar de intentar hacerlo todo a la vez, el método te guía para que te concentres, en cada momento, en las tareas que puedes manejar.
Método kanban
Se siguen tres reglas de sentido común (1):
- No te satures: solo debes tener un número pequeño de tareas abiertas a la vez. Hasta que no termines una y la marques en el tablero, no tienes permiso para empezar la siguiente.
- Mira el tablero: todo el trabajo está a la vista. No necesitas recordar qué tienes pendiente porque el tablero te lo recuerda. También te dice cuál es la siguiente tarea o la más importante.
- Haz que el trabajo fluya: el objetivo es terminar las cosas rápido. Si una tarea se te atasca (por ejemplo, durante varios días), debes parar y pedir ayuda para desbloquearla. Sobre todo, hay que evitar que se acumulen tareas.
Su objetivo principal es aportar claridad al equipo y mejorar la eficiencia de una forma intuitiva y visual.
Tableros de kanban
Se distinguen en ellos los siguientes elementos (1):
- El tablero: físico o digital, donde se representan todas las tareas. Su función es que todo el equipo tenga la misma visión del proyecto de un solo vistazo.
- Las columnas: cada una representa una etapa del flujo de trabajo. El tablero clásico contiene las las columnas: "pendiente", "en proceso", "en revisión" y "finalizado".
- Las tarjetas: representan cada tarea individual. Contienen la información básica de lo que hay que hacer y se van moviendo de izquierda a derecha a medida que se avanza.
- Límite de trabajo en proceso: número que se añade a veces en la cabecera de las columnas y que indica el máximo de tareas que puede haber a la vez en ella. El objetivo es evitar aglomeraciones.
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| Imagen generada por Gemini de un tablero kanban convencional |
Tableros con carriles de natación
Aportan una mayor organización que los tableros convencionales que acabamos de explicar. Los carriles son filas horizontales que permiten clasificar las tareas. Se distinguen varias formas de organizar los carriles: por proyecto, por prioridad, por miembro del equipo, por cliente o por tipo de trabajo, como el de la siguiente imagen.
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| Imagen generada por Gemini de un tablero con carriles |
Nosotros experimentamos con un tablero con carriles organizado por proyecto, en una asignatura de dirección de proyectos. Cada carril correspondía a un proyecto, aunque todos los proyectos compartían alcance y plazos de tiempo. La siguiente imagen muestra el tablero un día de la semana 11.
Cada columna de nuestro tablero corresponde a una versión de un entregable. A su vez, aparecen algunas columnas agrupadas por corresponder a varias versiones del mismo entregable. Las columnas están ordenadas por semanas (S08...S14). Cada columna tiene dos partes, una más ancha que la otra, donde se pueden poner los dos tipos de tarjeta. En el ejemplo, la que contiene "S11" (más ancha) marca la finalización del entregable marcado en las filas superiores (plan E320). Las tarjetas más pequeñas sin texto (las estrechas) marcan la finalización de revisión de lo entregado por parte del coordinador de proyectos o el cliente. La sección “Notas”, al final del tablero, explica sintéticamente la tarea a completar. Las tarjetas del equipo van avanzando por una misma fila, de columna en columna, a medida que se completan las etapas. Además, el tablero incluye columnas adicionales con enlaces a los distintos entregables del proyecto (negras o azules). De este modo, también funciona como un punto de acceso unificado a los recursos, facilitando su uso y organización.
Este tablero cumple con el objetivo de poder consultar el estado actual del proyecto de un vistazo, las próximas tareas y los plazos establecidos. El tablero constituye una herramienta de apoyo importante. Ayuda a no tener que pensar continuamente qué hacer, ya que las tareas están claramente definidas. También sirve como lista de verificación, asegurando que no se pasa por alto ninguna entrega y que se han realizado todas sus partes (sección de notas).
Problemas en tableros convencionales
Se identifican algunos problemas en tableros kanban sin carriles (2):
- Sobrecarga visual: demasiadas tarjetas en un tablero te abruman y te dificultan el trabajo.
- Bloqueo y despiste: en lugar de organizarte, el exceso de opciones te paraliza o te lleva a elegir tareas que te llaman la atención pero que son poco relevantes.
La incorporación de carriles resuelven los problemas anteriores (2):
- Grupos de tareas manejables: separar el tablero en carriles permite ver grupos más pequeños de tareas (las de un carril). Así, te puedes centrar en las 10 tarjetas de un carril en lugar de a las 40 del tablero completo. El cerebro procesa grupos más rápido que elementos individuales. Cada carril es un mundo más pequeño y más manejable.
- Prioridades claras: podríamos llamar ceguera ante la urgencia al caso habitual donde todo el tablero te parece igual de importante. Separar las tareas urgentes facilita decidir qué hacer primero. Si el tablero dispone de un carril preferente (normalmente se pone en la fila superior) la decisión se toma sola y tu cerebro evita ordenar por prioridades.
- Posibilidad de plegar carriles: te ayuda a centrarte y evita que te bloquees.
- (1) Kanban. Equipo editorial de ionos, 2020 (ionos.es)
- (2) Swimlanes: What They Are, How to Use Them, and When You Actually Need Them. Gloria Folaron, 2026 (leantime.io).
- (3) Swimlanes de Kanban – ¿Cómo usarlos? Teamhood, 2024 (teamhood.com)
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