Autor: Andoni De la iglesia Rodriguez
En la gestión de proyectos es muy importante decidir que herramientas van a usar los diferentes miembros del equipo. No es solamente escoger la herramienta más completa, sino la de mayor eficiencia de entre resultados y facilidad de uso. Muchas veces una mala selección provoca una gran pérdida de tiempo. Lo más importante, es adapta las herramientas al proyecto y no al revés.
Uno de los errores más comunes al seleccionar una herramienta, es coger una sin haberla probado antes. Es complicado saber si una herramienta encaja en el proyecto, por eso es conveniente usar un periodo de prueba, que nos permita comprobar los siguientes aspectos:
- Con la herramienta puedo cumplir todos los requisitos.
- Los miembros del equipo la pueden aprender a usar en un tiempo razonable
- Si la herramienta produce problemas nuevos, como incompatibilidades, dependencias de pagos, limitaciones...
- El resultado que se puede obtener justifica el tiempo invertido y los problemas generados.
¿Herramienta completa o sencilla?
Muchas veces una herramienta completa nos proporcionará un resultado mejor, pero no siempre justifica el tiempo que se ha invertido aprendiendo a usarla. Mientras una herramienta sencilla, requiere menos tiempo en acostumbrarse a ella, pero debemos estar seguros de que podemos cumplir todos los requisitos. Como experiencia personal, estuvimos debatiendo sobre que herramienta de edición usar. Davinci resolve o Capcut. Concluimos que Capcut era mucho mejor ya que nos ofrecía las funcionalidades suficientes para cumplir todos los requisitos y los contenidos añadidos de calidad solicitados por el cliente, y la herramienta era más accesible para usuarios que nunca habían editado un video. Teniendo que perder menos tiempo en el proceso de aprender a manejar la herramienta.
A veces lo barato sale caro.
Casi todas las herramientas tienen una versión gratuita y otra de pago con más funcionalidades. Por eso es importante comprobar si existe algún periodo de prueba que permita usar la versión premium de forma gratuita. Pero esto tiene varios peligros:
- Los miembros se pueden acostumbrar a funciones que no existen en la versión gratuita, y si se acaba el periodo de prueba con esas dependencias puede producirse un problema en fases posteriores.
- El cliente puede querer hacer cambios en el proyecto entregado, muchas veces el resultado generado con una herramienta de pago no se puede modificar después en su versión gratuita, teniendo que repetir todo el proceso.
Inteligencia Artificial, ¿amiga o enemiga?
No se puede dudar de que la inteligencia artificial se ha convertido en una herramienta muy útil para casi todo tipo de proyectos. Sin embargo, su utilidad puede variar dependiendo de cómo se use.
La IA suele ser especialmente útil para fases iniciales, como organización de apartados y tareas. Y en fases finales, en detección de errores, mejorando la redacción... Sin embargo, la responsabilidad final sigue siendo de los miembros del equipo. Si se entrega un documento, propuesta, código... generado con ayuda de IA, el equipo debe asegurarse de que entiende lo entregado, cumple con los requisitos y puede justificarlo.
Las herramientas de gestión son igual de importantes que las de generar entregables.
Una buena herramienta no solo sirve para hacer tareas, sino que también para facilitar hacerlas. Estas pueden aportar valor en los campos de alcance, calidad, seguimiento. Por eso el mejor criterio a la hora de escogerla es el siguiente:
- Es fácil de aprender y usar
- Debe resolver una necesidad concreta.
- Debe permitir ver el estado actual del proyecto.
- Facilita el intercambio de información entre integrantes y cliente.
- Debe integrarse bien con el resto de las herramientas que se usan.
- Ahorra el tiempo de trabajo sin añadir complejidad.
Como experiencia personal, Excel es la mejor herramienta para planificar, gestionar, crear cronogramas... Un Excel completo permite definir las tareas
Conclusiones para saber que herramientas elegir
- No se puede invertir más de un 20% del tiempo total, en aprender cómo funcionan las diferentes herramientas que se van a utilizar en el proyecto.
- Todo el trabajo el trabajo realizado con IA debe ser correctamente revisado por los miembros del equipo, y comprobar que cumple con las licencias correspondientes en caso de IA generativa.
- Revisar si una herramienta tiene un periodo de prueba de su versión premium. En caso de que sea así, comprobar si ese periodo coincide con la fecha límite de la entrega y sus restricciones al pasar a la versión gratuita.
- Para las herramientas de gestión es importante usar herramientas que sean de aprendizaje y uso sencillo, y que todos los integrantes puedan usarlas.
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Visión general de la IA en recursos educativos: artículo sobre el uso responsable de la IA, revisión humana, transparencia y propiedad intelectual. (inglés)
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