Más vale prevenir que currar

2026/05/27

 Autores: Jorge Arévalo y Laura Rodríguez

Cuando arranca un proyecto, lo primero que se nos pasa por la cabeza es: cuanto antes empecemos a producir, mejor. Hay plazos, hay entregas, hay nervios. Pero esa urgencia por meterse en faena, aunque nace de buena intención, puede acabar jugando una mala pasada.

Entre que se publica el proyecto y el momento en que empezamos a redactar documentos, grabar vídeos o diseñar páginas web, hay tiempo que solemos comprimir demasiado. En Gestión de Proyectos a esta etapa la llaman etapa preconstitucional, y se le asigna una dedicación estimada de unas tres horas de trabajo fuera de clase.

Parece mucho, pero nuestra experiencia y la de otros equipos, apunta a que esas tres horas mal aprovechadas pueden costarte mucho más tiempo después.

Hay dos lecciones aprendidas que nos parecen remarcables: la importancia de leer toda la documentación antes de empezar a producir, y la de tener preparada una herramienta de seguimiento desde el mismísimo día uno.

Inicios alegres, finales tristes. El problema de no leer

Cuando conseguimos las plantillas del proyecto, los enunciados y el resto de referencias, el volumen de información puede parecer abrumador. Lo más fácil es leerlo por encima, redactar el plan as a manager rapidito, o directamente dejar los detalles para el próximo director.

En una ocasión, empezamos a escribir uno de los entregables sin darnos cuenta de que existía una plantilla para ello. Cuando nos pusimos a revisar a fondo la documentación de cara a la entrega, descubrimos la dichosa plantilla. Y claro, hubo que adaptar y añadir secciones al documento. Total, que perdimos el tiempo por arrancar tan rápido.

Vecino y Gutiérrez ya avisaban de esto en su lección sobre el valor de la reflexión en dirección de proyectos. Vienen a decir que la lectura superficial de documentos e instrucciones está detrás de la mayoría de los errores. Proponen aplicar el ciclo PDCA de Deming, cuyo primer paso, planificar, exige comprensión y no solo cumplimentación.

Ramírez lo aborda desde otro prisma en su artículo sobre la impulsividad y el poder del autocontrol, explicando cómo las prisas nos llevan a ignorar instrucciones que luego resultan críticas.

Nuestra recomendación es sencilla, aunque cuesta llevarla a la práctica: dedicad las horas de la etapa preconstitucional a leer, entender y contrastar toda la documentación disponible, antes de escribir una sola línea. Esto implica repasar de cabo a rabo las plantillas, revisar los artículos recomendados aunque no sean de lectura obligatoria, y en la reunión de inicio, compartir con el equipo un resumen para que todos tengáis la misma visión del conjunto. Esa revisión colectiva es lo que hace que el plan inicial del proyecto, se convierta en la hoja de ruta del equipo, elaborada desde el conocimiento contrastado y no desde la suposición.

El seguimiento sin datos es como la primavera sin flores

El segundo aprendizaje tiene que ver con el seguimiento y control. En los proyectos, el seguimiento se convierte, tristemente, en algo que se rellena a toda prisa justo antes de la entrega. Y es entonces cuando te das cuenta de que faltan tareas, que los plazos reales no se parecen a los planificados, o que no recuerdas el tiempo que le has dedicado. Cerivatol llama a esto el efecto sandía: todo se ve verde por fuera, pero por dentro es un cristo.

La raíz del problema está otra vez en la fase preparatoria. Si no tienes una herramienta de seguimiento lista antes de ejecutar, el seguimiento se convierte en una maraña llena de imprecisiones. La solución que encontramos fue crear una hoja de cálculo compartida desde el primer día del proyecto, incluso antes de tener el plan cerrado. En la página principal teníamos una lista de todas las tareas, el responsable, y la fecha y estimación previstas para cada una. A la hora de la verdad, cada miembro añadía en su página el tiempo dedicado a las tareas de ese día.

La página principal, que recopilaba todos los datos, se convirtió en el punto de referencia del equipo. En las reuniones la abríamos y repasábamos el estado real de cada cosa. Cualquier desviación se detectaba en el acto. Y como la hoja existía desde antes de tener el plan definitivo, se podía actualizar de forma fácil y sin tener que revisar decenas de documentos.

Sáenz defiende una idea muy parecida en su lección sobre Motivación e integración con roles transversales. Propone usar la documentación no como un mero trámite, sino como una herramienta de control continuo que refleje el estado real del proyecto.

Palenque, por su parte, recomienda en su artículo sobre cómo mejorar la implicación del equipo hacer seguimiento desde el principio y tener acceso a todos los documentos donde se trabaja. Nuestra hoja de cálculo encaja exactamente con esa manera de pensar. La clave está en que la herramienta de seguimiento no es un producto que se entrega al final. Es un proceso vivo que se diseña en la fase preconstitucional y que acompaña al equipo durante todo el proyecto.

Conclusión

La fase preconstitucional es el momento en que se asientan las bases de todo lo demás.Invertir tiempo al principio en leer la documentación a fondo y en preparar herramientas de gestión, como una hoja de cálculo, no es un lujo. Es una decisión estratégica que evita sobreesfuerzo, reduce los dolores de cabeza y permite que el equipo empiece con el mismo mapa bajo el brazo.

Por experiencia propia, el trabajo invisible de la preparación es lo que separa un proyecto que avanza con solidez de uno que avanza a trompicones. Conviene reducir la velocidad para entender bien las cosas. Esa reducción no es tiempo perdido. Es dirección de proyectos.

Referencias

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