La ejecución de un plan de adquisiciones no está exenta de imprevistos. Usando el ejemplo de la adquisición de vídeos explico una estrategia de selección que aplicamos con éxito. La idea principal es integrar en el plan de adquisiciones un plan B. Además explico cuál es el principal problema al adquirir vídeos y cómo evitarlo.
LA ESTRATEGIA
- Se empieza seleccionando para cada tema un conjunto amplio de vídeos que cubran todos los requisitos obligatorios (por ejemplo su duración máxima o la aparición de un tipo de personaje). Se puede hacer alguna excepción, pero documentando qué modificaciones exige su utilización.
- En el equipo hay que consensuar una lista de características de calidad ordenadas de mayor a menor importancia. Por ejemplo podría empezar así:
- Guion
- Originalidad
- Imagen
- Nitidez de las voces
- ...
- Se crea y se comparte en el equipo una hoja de cálculo de drive como la de este ejemplo. La primera pestaña tiene información de los vídeos a valorar. Para cada vídeo se indica su código, licencia, tema, tipo y URL. Además se puede asignar diferentes colores a estos valores para que sea más fácil identificarlos: por ejemplo azul para "motivacional", rojo para "informativo" morado para "mixto". También conviene ordenarlos por licencia, tema y tipo.
- En la segunda pestaña de la hoja de cálculo los miembros del equipo valoran del 0 al 10 cada una de las características de calidad de la lista anterior. Como sugiere Daniel Franco, no hace falta que todos los miembros valoren todos los vídeos, pero cada vídeo debería tener un numero similar de valoraciones.
- Además de las valoraciones, la segunda pestaña de la hoja de cálculo tiene una columna que calcula la suma de valoraciones de un miembro hechas a cada vídeo.
También se incluye una columna llamada desviación que resta a la suma de valoraciones anterior la media de valoraciones hechas por el miembro a todos los vídeos que ha valorado. Con esto se detecta si un miembro no distingue bien entre las calidades de los vídeos que ha valorado, y se puede actuar en consecuencia al seleccionar los vídeos. - En la parte de abajo de la hoja se calculan automáticamente las sumas de valoraciones hechas por todo el equipo a cada vídeo.
- Cuando se hayan introducido todas las valoraciones, el responsable de adquisiciones decidirá la licencia, atendiendo a cuál de ellas contiene vídeos de mejor calidad en los diferentes temas. Los vídeos de licencias incompatibles se descartan.
- En el último paso, el responsable de adquisiciones irá seleccionando los vídeos de cada tema considerando los de mayor valoración total de su desviación media. También habrá que tener en cuenta el tipo, si nos piden variedad en este aspecto, y el máximo y mínimo de vídeos por tema.
EL PROBLEMA A EVITAR
El principal problema al adquirir vídeos bajo licencias CC es no contactar con los autores y por tanto no conseguir su autorización por escrito para la utilización del vídeo con garantías. Además, las personas que participan en el vídeo, prestando por ejemplo su voz o imagen, también podrían introducir problemas en el futuro. A pesar de contactar con los autores, estos se niegan en ocasiones a firmar autorizaciones por escrito.
Raúl Adán explica cómo contactar con los administradores de un canal, pero seguir sus indicaciones no garantiza que nos vayan a contestar. Si consigues contactar y te niegan la autorización el único camino es volverles a pedir educadamente su autorización explicándoles el uso que le vas a dar a su vídeo. Si, a pesar de esto, no lo conseguimos habrá que descartar el vídeo y seleccionar el siguiente mejor valorado de la lista (plan B).
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