Añade funcionalidad con "complementos" de Drive: emails asociados a formularios

AUTOR: Juan Carlos Castillo Ruíz

Los complementos son plugins que se pueden añadir a diferentes tipos de documentos de Drive. Nos pueden venir bien para resolver problemas, como el envío de mensajes de email cada vez que un usuario completa un formulario. Hay muchos y variados y conviene echarles un vistazo si necesitas incorporar alguna funcionalidad a documentos de Drive que, por ejemplo, hayas dejado accesibles en un sitio web.

Hay que tener en cuenta que los complementos se asocian a documentos de Drive. No existen complementos que se puedan asociar a un canal o a un vídeo publicado en YouTube ni a un sitio de Google Sites de manera directa. 

Aquí vamos a contar cómo asociar un complemento a un formulario de Drive para que cada vez que un usuario dé al botón de enviar del formulario se le envíe un email informativo. Hay varios complementos que realizan esta acción, como Form Notifications (google.com), Mailrecipe (Formfacade), Advanced Form Notifications (Jackie Han), Form Email Notifications (Form Notify), Notify Form - Custom Email (Voidworks)... Como vemos, algunos han sido desarrollados por google mientras que otros los ofrecen desarrolladores particulares. En el segundo caso, al utilizarlos estaremos asumiendo algunos riesgos y por esa razón nos decantamos por la primera opción.

Form Notifications

El problema de partida era implementar un apartado de suscripción de lectores de un sitio web mediante un formulario de Google. El formulario solo permite comprobar que el email está bien formado con las opciones que se muestran en la siguiente figura. Una alternativa es configurar el formulario para registrar correos (sección general). 

Estuvimos buscando una posibilidad de asociar a la pregunta del formulario un validador de emails que comprobase que el usuario era el dueño del email que introducía. Esta comprobación la hace automáticamente el plugin de la lección de Paula Ezquerro y Borja Jimeno para WordPress (no hemos comprobado si todavía se puede usar por un tiempo de forma gratuita). Al no encontrar complementos que ofreciesen esta funcionalidad, optamos por esta solución que informa tanto al usuario como al propietario de formulario de que se ha recibido la suscripción.

Es preferible realizar las siguientes acciones desde el navegador Google Chrome. Se accede al buscador de complementos desde el editor de formularios pulsando en los lugares que se destacan en la figura:

El buscador de complementos ofrece varias opciones. Encontramos Form Notifications entre los más populares. Tras seleccionarlo nos muestra el botón de instalar y lo pulsamos.

Aceptaremos la instalación y los permisos que nos pidan.

Tras instalar el complemento lo tendremos accesible desde el icono del editor de formularios que se ve en la siguiente figura. Haciendo clic en el mismo veremos que tenemos instalado Form Notifications. Al pulsar sobre él lo podemos abrir para configurarlo.

Las primera opción que ofrece es notificar la introducción de nuevas respuestas a una cuenta (por ejemplo la que nos haya facilitado nuestro cliente) indicando cada cuántas respuestas se enviará la notificación.

La segunda opción que ofrece es seleccionar el campo que recoge emails (o tomarlo del campo generado automáticamente si se hizo desde la configuración del formulario), indicar el "asunto" del mensaje a enviar y el "cuerpo" del mensaje. Al comprobar el funcionamiento de este complemento conviene revisar la carpeta de Spam.