AUTOR: Alejandro Guarnizo de la Torre
Cuando tenemos claros los requisitos de las tareas a realizar tenemos que organizar nuestra dedicación a las mismas en las jornadas de trabajo. Cada día tenemos que plantearnos qué es lo más importante que puedo hacer ese día y empezar por ahí. Sin reflexionar sobre este aspecto nos dejaremos llevar por pequeñas urgencias que a veces no tienen interés y nos hacen desperdiciar tiempo y no ser eficientes ni eficaces.
Debemos tener presentes los hitos, o fechas límite, que marcan los plazos de realización de las tareas. Sin hitos nos costará mucho empezar. Con plazos muy holgados, según dice Parkinson, la tarea nos ocupará todo el tiempo disponible. Está demostrado (Dan Ariely) que todos dejamos las cosas para última hora, así que necesitamos que nuestro jefe nos ponga hitos que nos pongan en acción, al menos cuando se vaya agotando el plazo.
También hay que tener muy claro el objetivo de la tarea y los requisitos y calidad a alcanzar. Es importante que sean realistas y que se hayan entendido bien. Conviene que podamos medir el progreso, es decir, que sepamos cuánto nos queda. Por ejemplo, si tenemos que buscar cinco artículos sobre un tema debemos tener clara la calidad, longitud aproximada y dificultad objetivo y cuántos nos quedan por encontrar.
Cuando una tarea nos parezca muy grande o compleja es interesante dividirla en subtareas. Por ejemplo, si la tarea es hacer un sitio web, la podemos dividir en crear las páginas, enlaces e imágenes, crear contenido para una sección de enlaces, crear contenido para otra sección de vídeos, etc. Todas las subtareas necesitarán hitos de finalización intermedios que permitan acabar la tarea a tiempo.
Una vez tenemos claras las tareas a realizar (bien dimensionadas) y sus plazos ¿a cuáles les damos prioridad? La mejor idea será empezar siempre por las más importantes. Además, dentro de una jornada laboral, será mejor empezar con las más difíciles o pesadas cuando todavía se está fresco. Nuestro remanente de fuerza de voluntad se irá agotando conforme avance la jornada, así que mejor lo pesado al principio. Las tareas sencillas que ocupan cinco minutos las podremos hacer entre actividades o cuando tomemos un descanso. Sin embargo, es imposible hacer lo mismo con tareas de tres horas.
Ya podemos ponernos a la tarea, pero habrá que tomarse descansos de vez en cuando para no sobrecargarse. Hay varias técnicas, y quizá la más conocida sea el pomodoro, donde se trabaja durante veinticinco minutos para descansar cinco. No a todo el mundo le funciona este método, pero se pueden probar varios. Cuando descansemos, deberíamos evitar las actividades adictivas como ver vídeos en YouTube o consultar redes sociales. Estas, lógicamente, dificultan el retomar la tarea. En su lugar podemos optar por estirar las piernas, limpiar o recoger algo, concluir una tarea breve, beber o picar algo, escuchar una canción, etc. Los veinticinco minutos de trabajo deben ser sin distracciones, así que para evitar interrupciones alejar/desconecta teléfonos o avisos. Si escuchamos música, mejor que sea instrumental. Necesitamos que el espacio de trabajo esté bien organizado sin elementos ajenos a la tarea que se está desarrollando.
También puede venir bien colaborar con otras personas cerca e incluso explicarle cuáles son tus objetivos del día. Yo mantengo mi diario de progreso de las tareas más significativas realizadas cada jornada.
Estas ideas están orientadas a mejorar los hábitos de trabajo para conseguir ser más productivo y están extraídas de algunos autores muy conocidos (Stephen L. Covey, David Allen y otros)
Referencias:
- “Uso eficaz del tiempo”, de J.M. Acosta. 2010.
- ¿Cómo aplicar la Técnica Pomodoro para aumentar tu productividad?, de Lauren Moon. Consultado en junio de 2021.
- 18 Habits of Highly Productive People: What Efficient People Have in Common. Benyamin Elias. Consultado en junio de 2021.
- 7 Tips for Getting Work Done Faster, de Jacob Dillon. Consultado en junio de 2021.
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