AUTOR: Alejandro Bocigas
En el primer proyecto en equipo del curso asumí con alegría el rol de director. Aunque me veía perfectamente capacitado para hacer las cosas bien, lo cierto es que se notó mi falta de experiencia en cosas que luego me parecen de Pero Grullo. Seguramente te vendrá bien conocerlas si te encuentras en la misma situación.
Empieza leyéndote con calma el documento de presentación del proyecto. Lo han escrito los promotores y allí explican lo que les parece más importante del proyecto. Así que, como es tan importante para ellos, tú, que serás el director, también deberías darle importancia. Diriges a un equipo, y una parte relevante de tu misión es enterarte bien de todo lo que se espera del proyecto... y no sólo del producto.
El plan es una hoja de ruta que incluye más cosas además de los requisitos, y el resto del alcance (entregables), y una distribución de las tareas en el tiempo. Un plan bien pensado nos ahorrará discusiones sobre lo que tiene que hacer cada uno, cuándo y con qué calidad. Evitará retrasar tareas (por ejemplo la edición del vídeo) porque todavía no se han completado tareas previas (como escribir el guion o grabar escenas).
El director debe revisar bien el plan y entender muy bien para qué sirve cada área del mismo (alcance, tiempo, recursos, comunicaciones...). Por ejemplo, ¿para qué crees qué se hace un plan de comunicaciones? Mantener una buena comunicación con los interesados (no sólo con tu equipo, con el cliente si lo hay, con el promotor o coordinador de proyectos, etc.) es fundamental para tener más posibilidades de éxito.
No te equivoques, si vas a asignar el seguimiento y control a otro miembro del equipo, lo que estás haciendo en realidad es convertirlo en director sin que lo sepa. Tú no podrás hacer un buen seguimiento a menos que entiendas bien qué significa lo que has puesto en el plan. ¿Quieres hacer como siempre y dividir la escritura del plan por secciones?, es decir, que cada miembro del equipo escriba una sección del plan sin que nadie se lea lo que han hecho los demás. Entonces sólo entenderás bien qué significa la sección que has escrito tú y es un error de principiante. Eso no es dirigir, sino cubrir el expediente, llenar de texto el plan o el seguimiento con la esperanza de que nadie lo revise... Cumplir rápido con la burocracia pero sin obtener ninguno de sus beneficios.
Obviamente, si entiendes bien el plan, hacer seguimiento significa comunicarse con los compañeros para ver cómo hemos avanzado en cada área. No hace falta que reúnas a todos si has repartido el trabajo especializando a cada uno en tareas diferentes. Hacer todos de todo es una mala idea. Eso sí, tú como director te tienes que enterar bien de qué hay que hacer en todas ellas y para cuándo e ir comprobándolo. Tampoco es preciso que hagas un seguimiento diario, pero en un proyecto de tres semanas qué menos que hacer un punto de seguimiento semanal. No es mucho trabajo, ya te digo que sólo es comunicarse.
En este seguimiento-comunicación es básico comprobar que cada uno de los miembros ha entendido lo mismo que tú en las tareas que tiene que hacer. Si ves que se echa el tiempo encima en alguna cuestión, igual hay que dar la voz de alarma para resolver la urgencia entre todos. Si la dedicación de algún compañero está muy por debajo de la del resto, asígnale nuevas tareas o pídele que mejore la calidad de algún entregable (por ejemplo, que mejore el audio con audacity, que encuentre mejores imágenes cc en pixabay o en pexels, que haga grabaciones mejor iluminadas que las obtenidas, que grabe de nuevo con la cámara en horizontal si se grabó en vertical...). Tienes que evitar que la gente se desentienda del proyecto en cuando termina sus tareas. Si alguien ha dedicado muy poco tiempo, seguramente habrá hecho chapuzas.
Acabo dándote algunas recomendaciones sobre el plan:
- Vete leyendo la presentación línea por línea y traslada los requisitos a la sección requisitos del alcance en el plan. Esto lo hicimos bastante mal, así que, de verdad, presta atención. Si el cliente o el promotor ha pedido algo de forma oral, escríbelo y pásalo cuanto antes a la sección de requisitos. Es mejor idea escribir los requisitos directamente en el documento del plan.
- Piensa un poco qué tareas pueden retrasar el proyecto entero en caso de durar más de lo previsto. Escribe estas dependencias en la sección de tiempo.
- Haz un cronograma procurando que haya pocas tareas simultáneas. Algunas van a tener que durar todo el proyecto, como el seguimiento. Sin embargo, el resto hay que cerrarlas cuanto antes para poder pasar a otra cosa (y librar tu mente). Cuantas más tareas tengas a la vez, más loco te volverás al hacerles seguimiento. Ainhoa Elorz publicó una lección sobre el control de tiempo que amplía esta idea.
- Dividir las tareas y los roles de tu equipo teniendo en cuenta, hasta donde puedas, sus preferencias y capacidades. NO asignes cada tarea a todo el equipo.
- Controla los hitos con margen de tiempo. Por ejemplo, pregunta qué tal va un entregable o una tarea unos días antes en lugar de hacerlo la víspera del plazo.
- Si el proyecto es corto, mantén el plan a muerte. Si es más largo, admite cambios pero por razones de peso.
Otra lección que complementa estos temas de dirección es la de Erik Noriega.
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