Jarripenari buruzko datuak bildu ditugu, eta orain zer?

Egilea: Sara Gracia

Proiektuen Kudeaketaren arloan, jakina da proiektu baten Jarraipen eta Kontrola burutzeko datu bilketa egoki bat egitea ezinbestekoa dela. Izan ere, honek emango die lanaren egoeraren berri zein ekipokide zein gainontzeko interesatuei, proiektuaren bizi-ziklo osoan zehar. Hala ere, askotan, datu horiek alde batera uzten dira, eta proiektu amaierako txostena idatzi arte ez zaie erreparatzen. Neurri handi batean, ekipoko Jarraipen eta Kontrol arduradunaren eginkizuna da datu hauek bildu eta erabilgarri bihurtzea, proiektuak arrakasta izan dezan. Hau dela eta, jarraian, datu hauen garrantziaz ariko naiz, baita berauek proiektuaren garapen osoan zehar izan dezaketen erabileraz.

Hasteko, ezinbestekoa da ekipokideen arteko datu bilketa homogeneoa izatea. Hau da, proiektuaren hasiera fasean bilduko diren datuak zeintzuk izango diren zehaztea, eta ondoren kide guztiek datu berdinak biltzea (taldekidearen identifikatzailea, burututako atazaren identifikatzailea, emandako denbora…). Gainera, ekipoaren jarraipena burutzeko, beharrezkoa da taldekide guztiek edo ekipoko Jarraipen eta Kontrol arduradunak behintzat uneoro kide guztien datuetara atzipena izatea.

Datuak ditugularik, hauek begi bistaz interpretagarri izateko era bilatu behar da. Kronograma, taula edota grafikoak erabiliz lortu daiteke hau, adibidez. Baliagarri izan daiteke, esaterako, taldekide bakoitzak unera arte egindako esfortzua (ordu edo minututan) adierazten duen taula bat eraikitzea, edota ataza bakoitzari estimatutako garapen denboraldiak eta errealak alderatzen dituen grafiko bat sortzea. Hauez gain, proiektuaren plangintzan sortutako kronograma eta kronograma erreala alderatzea ahalbidetzen duen grafiko bat eraikitzea ere ideia ona litzateke.

Behin datuak antolatuta daudela, nola edota zeinekin konpartitu daitezke? Zein momentutan? Alde batetik, datu hauek oso erabilgarriak izango dira ekipoaren Jarraipen eta Kontrol bileretan. Bilera hauen hasieran, ideia ona litzateke Jarraipen eta Kontrol arduradunak 5-10 minutu hartzea bildutako datuetatik eta hauetatik abiatuta sortutako euskarrietatik ateratako ondorioak azaltzeko. Honela, bilerako partaide guztiek proiektuaren garapenaren “argazki” zehatz bat izango lukete. Emandako informaziotik abiatuta, proiektuaren birplangintza bat burutzea erabaki daiteke hala behar bada, edota unekoarekin jarraitzea adostu.

Bestetik, ohikoa izaten da bezeroak proiektuaren garapenari buruzko informazioa eskatzea, bezeroa baita proiektuak arrakasta izatean interes handiena duen interesatuetako bat. Beraz, sortutako taula zein grafikoak txosten batean bilduta eta beharrezko azalpenak emanda, bezeroaren nahi hau aseko genuke, era oso dotorean gainera.

Azkenik, sortutako baliabide hauek proiektu amaierako txostenean txerta daitezke, garapen osoaren irudi oso garbia eskaintzen baitute. Proiektu osoan zehar baliabide hauek eguneratuta eramanda, txosten hau idaztean aparteko esfortzurik gabe Jarraipen eta Kontrolari buruzko atala ia osatuta izango genuke. Hau borobiltzeko, ideia ona litzateke grafikoei buruzko azalpenak txertatzea, plangintzarekiko desbiderapen nagusien arrazoiak azalduz, esaterako.

Laburbilduz, datu bilketa egoki bat egitea eta hauek manipulatu eta baliabide grafikoak sortzea oso lagungarria da proiektu guztietan, batez ere ekipokide asko dauden kasuetan, proiektuaren bizi-ziklo osoan zehar erabilgarriak baitira. Beraz, ez utzi datu horiek hautsa hartzen, eta atera ahalik eta zuku gehiena!