AUTORA: Lorena Remacha Bordallo
Imaginemos que estamos desarrollando un proyecto y nuestro equipo de trabajo necesita disponer de un documento al que todos los miembros tengan acceso, tanto de lectura como de escritura. Ante nosotros surge la duda, ¿qué herramienta resultará más conveniente: Google Docs o Word Online?
Para poder elegir la aplicación que más se adapte a nuestras necesidades, vamos a comparar las principales características que ambas nos ofrecen:
Interfaz gráfica
Google Docs presenta una interfaz más amigable para todos los usuarios, reduciendo la cantidad de iconos y funciones a las más imprescindibles.
En cambio, Word Online, aunque nos muestra una interfaz más simple que el Word de escritorio, sigue manteniendo muchos de sus iconos y pestañas. Esto puede resultar innecesario para algunos usuarios, pero, por otra parte, reduce el tiempo de adaptación para que los usuarios asocien los iconos a las herramientas que ya conocen.
Además, Word Online ha querido lidiar con el problema de la complejidad de su interfaz proporcionando la llamada “búsqueda en los menus”: Haciendo clic derecho sobre la pantalla, aparece un buscador donde se pueden encontrar funcionalidades relacionadas con la búsqueda realizada.
Accesibilidad
Tanto para acceder a Google Docs como a la versión gratuita de Word Online, tan sólo es necesario poseer una cuenta de Google o de Microsoft, respectivamente. Sin embargo, Word Online tiene una desventaja: si se trata de una empresa, para poder usar Word Online será necesario adquirir una licencia de Microsoft Office 365 F3.
Además, si se desea descargar el cliente en un ordenador personal y, así, acceder a funciones avanzadas de edición, será necesario obtener una licencia de Microsoft Office 365 E3.
Sincronización
Aunque ambas herramientas están disponibles de forma online y se sincronizan cada pocos segundos con la nube, Word Online también ofrece la posibilidad de abrir el documento en la aplicación Word de escritorio y que se siga sincronizando con la versión compartida.
La versión de escritorio ofrece todas las herramientas de las que dispone la aplicación Microsoft Word, lo que supone una gran ampliación de opciones de formato y edición respecto a Google Docs y Word Online. Sin embargo, es posible que se produzcan demoras en la sincronización de los cambios que provoquen un solapamiento de versiones.
Sin embargo, Microsoft Word ha estado trabajando en el control de versiones: en el momento en que se detecta más de una versión de un mismo documento, se avisa de que es posible que haya ocurrido un fallo de sincronización.
Almacenamiento
En cuanto a Google, nuestra cuenta nos ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito en Google Drive, donde podremos almacenar todos aquellos documentos generados en Google Docs.
En cambio, en la cuenta de Microsoft solamente dispondremos de 5 GB de almacenamiento gratuitos en One Drive (lugar donde se guardarán los documentos generados con Word Online). En caso de querer disponer de más espacio, existen paquetes de pago que ofrecen desde 100 GB hasta 2 TB de almacenamiento.
Como conclusión, y teniendo los aspectos anteriores en cuenta, parece que no existe una solución adecuada para todos los proyectos y trabajos en equipo que se nos presenten en un futuro, sino que será necesario valorar qué herramienta resulta más ventajosa para cada una de las situaciones.
Si no necesitamos realizar un trabajo complejo en formato, nos podremos aprovechar de las facilidades que nos ofrece Google Docs. Sin embargo, si lo que tenemos en mente es un proyecto con documentos muy elaborados, quizás resulte más conveniente el uso de Word Online.
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