Seguimiento y control avanzado utilizando Google Apps Script con los servicios de Google

AUTOR: Andrés Cuellar

Una tarea que se repite durante cada proyecto es el control de dedicaciones: al principio se estima cuáles serán los costes esperados para cada miembro del equipo, y luego se hace un seguimiento de estas dedicaciones, si dichas dedicaciones sobrepasan lo esperado o por lo contrario están por debajo de lo requerido se toman las acciones necesarias para corregir estas tendencias.
Una opción muy cómoda es la de utilizar Google Forms y Google Sheets conjuntamente para guardar las dedicaciones de cada miembro. Las entradas en euskera “Zuzendaritza - jarraipen eta kontrolerako tresnen erabilera” y “Google Forms erabilera jarraipen eta kontrolean” ya nos hablaban de cómo hacer algo similar. En esta entrada veremos cómo ampliar las funcionalidades predeterminadas para llevar nuestro seguimiento y control a un nuevo nivel, usando Google Apps Script.
Google Apps Script es un lenguaje desarrollado por Google que proporciona formas fáciles de automatizar tareas en productos de la suite de Google y servicios de terceros. La utilizaremos para automatizar algunas tareas de seguimiento y control. 

Notificaciones automáticas en Google Sheets
En primera instancia, si hay alguna desviación de costes en nuestra hoja de cálculo nos enteraremos por medio de una revisión manual. Utilizando una función de Google Apps Script podemos automatizar esta tarea y enviar un mail notificando una desviación a los interesados.
En nuestro ejemplo, tendremos una hoja de cálculo con las horas dedicadas y estimadas de Pepito, nuestro propósito es que si las horas totales dedicadas sobrepasan las estimadas enviamos un email alertando. Comencemos:

1. En esta hoja de cálculo ve al menú superior y haz clic en ​ Herramientas ​> Editor de secuencias de comandos.
2. Se abrirá una nueva ventana, la función predeterminada se llamará “myFunction()”, la cambiaremos a “controlDedicaciones()”
3. Dentro de la función escribiremos nuestro ​código​, que se verá algo así:
    
4. Para ejecutar la función nos vamos al menú superior, ​ Ejecutar>Ejecutar Función>controlDedicaciones()
5. Aceptamos los permisos de Google
6. Si todo ha salido correctamente, nos habrá llegado un correo electrónico a la dirección especificada en la variable “direccionEmail"

Ahora podemos configurar cada cuanto queremos que se active nuestro script. En el menú superior vamos a ​ Editar > Activadores del proyecto activo:

1. Hacemos clic en “Añadir activador”
2. En “Selecciona fuente del evento” escogemos​ Según Tiempo
3. En “​Selecciona el tipo de activador basado en la hora” escogemos ​Temporizador por semanas
4. Configuramos la hora de activación, en este caso todos los Lunes de 8:00 a 9:00 AM y guardamos
   

¡Listo! ahora todos los lunes se revisará si las dedicaciones han superado a las estimaciones, y se enviará un email al interesado si es el caso.
Crear formularios más eficientemente
Google Forms es una herramienta fácil de utilizar, sin embargo, cuándo tienes que crear varios formularios con un mismo formato se hace tedioso tener que hacer una copia y editar los campos de nuevo. Este problema se escala cuándo usas formularios periódicamente, como por ejemplo para cada proyecto. Google Apps Script trae una solución. Vamos a ver cómo crearemos un formulario para que un ponente nos de información sobre su exposición:

1. Dirígete a script.google.com
2. Haz clic en “Nueva secuencia de comandos”
3. Dentro de la función “myFunction” escribiremos nuestro código que describe un formulario de Google, se verá así:
   
4. Ejecutamos nuestra función Ejecutar>Ejecutar Función>myFunction() 
5. Aceptamos los permisos de Google
6. Nuestro formulario habrá sido creado en nuestra cuenta de Google Drive 

Eso es todo, ahora podremos modificar formularios más fácilmente, la creación de plantillas para reutilizarlos será más eficiente e incluso tenemos la opción de escalar creando docenas de formularios fácilmente.
Conclusiones 
La gran ventaja de utilizar Google Apps Script es el nivel de personalización que le podemos dar a nuestras soluciones. No sólo puedes hacer esto, con una simple búsqueda en Google puedes ver cientos de implementaciones útiles que puedes integrar a tus proyectos. Puedes encontrar más información sobre Google Apps Script en la documentación oficial. Recuerda que el código utilizado en este documento está enlazado y puedes copiarlo para hacer tus propios scripts.